給与計算や労働基準法の遵守のため、従業員の労働時間や残業時間、休日の取得状況などについて、経営側は常に把握しておく必要があります。誰が何時に出勤をして、退勤したのか……すべて記録しなければならない勤怠管理はタスクの多い業務です。ここでは、勤怠管理の目的や管理の方法、管理上の注意点等について解説します。
勤怠管理とは
勤怠管理とは、従業員が働いている状況を管理する業務全般を指し、主に次の情報を管理します。
- 出勤・退勤時間
- 休憩時間
- 出社日数
- 有給休暇
これらの情報の管理は、すべての従業員に対して行うものです。そのため、従業員数が増えるほど勤怠管理の業務にかかる負担が増えます。また、働き方改革で有給休暇の取得が義務付けられたことで、企業にはより正しい勤怠管理が求められています。
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就業管理との違い
勤怠管理と似た概念に、就業管理があります。就業管理とは、従業員が業務を始める時間や終業の時間、休憩時間などを決めて統一することです。
勤怠管理が「従業員が実際にいつ何時間働いて、いつ休んだのか」を管理するのに対し、就業管理では「従業員全員が均等に、労働基準法に沿って働ける環境」を管理します。
勤怠管理の目的
従業員を雇っている企業や店舗は、適切な勤怠管理を必ず行わなければいけません。勤怠管理を正しく行うことは、労働基準法を遵守することにつながるからです。
勤怠管理を行わなかった場合、従業員の働き方はどうなってしまうのでしょうか。「もう少しだけ働いてほしい」と毎日数時間も残業させているうちに、いつのまにか労働基準法を超える残業時間になってしまっているかもしれません。さらには従業員がいつ休んだのかもわからず、10連勤も20連勤もしていた……など、いわゆるブラック企業のような働かせ方をしてしまう可能性があります。
また、働き方改革によって有給休暇の取得が義務化され、時間外労働の上限も設けられています。これらの決まりに違反した場合には、罰則を科されることもあるため、従業員のいる企業や店舗は正しく勤怠管理を行う必要があるのです。また、給与計算のためにも勤怠管理は不可欠です。
勤怠管理の方法
勤怠管理を行う方法は複数あります。
- 紙での管理
- タイムカード
- Excel管理
- 勤怠管理システム
勤怠管理の方法として考えられるのは、出勤や休憩、退勤の時間を紙に書き込んでいくアナログ方式、タイムカードを専用の機械に通して出退勤等の時間を打刻するタイムカード方式、パソコンを用いてエクセルに手入力する方法、クラウドで従業員の出勤・退勤やシフトを管理する退勤管理システムの4つです。
紙での管理
出勤時間や退勤時間を紙の出席簿に書き込む方法は、紙と筆記用具があれば勤怠管理を行えるので、タイムカードの機械を導入するコストを削減したい、誰でも簡単にできる勤怠管理方法を取り入れたいときには便利です。
しかし、勤怠管理業務を行う社員は、従業員全員から紙を受け取って、それを集計しなければなりません。また、汚れて文字が読み取れない部分がある、一部が破れてなくなっている、そもそも勤怠管理の紙をなくしてしまった従業員がいるなどの汚損・紛失リスクも存在します。
また、紙に書けば終わりという従業員の自己申告による簡易的な管理では、従業員が虚偽の申告をしていても気づくことができません。導入コストは押さえられるものの、勤怠管理に関する業務量が増えるため、運用コストがかかる勤怠管理方法といえるでしょう。
タイムカード
出勤、休憩、退勤時にタイムカードを打刻機に差し込むと、カードに自動で時間が打刻されるのがタイムカード方式です。タイムカード方式では、従業員が自ら打刻機にタイムカードを通して出勤・退勤の時間を記録していきます。
勤怠管理を行う担当者は、月に1度タイムカードを回収して、タイムカードに打刻された勤怠状況を集計・管理します。
タイムカードを使用すると、従業員は一瞬で自分の出勤・退勤時間を記録できるようになります。管理側は、労働時間を分単位で正確に管理できるようになるのも特徴です。手書きの退勤管理とは異なり、従業員の虚偽の申告のリスクなども低減します。
この方法では、多くの従業員が出勤・退勤時間を記入する手間から解放されますが、管理業務を行う社員は「タイムカードを集めて管理する」という、紙による管理と同じ作業が発生するため、手間はそれほど変わらないでしょう。
Excel管理
「タイムカード+Excel」で勤怠管理を行う方法もあります。
月に一度、集めたタイムカードを見ながらExcelの管理表に時間を入力していきます。表に数字を入力していくだけで、関数によって正しく計算がなされるため、紙やタイムカードのみの勤怠管理よりも手間が少なく扱いやすいでしょう。
また、従業員ごとにExcelシートを作って管理すれば、誰がいつ、どれだけ働いてどれだけ休んだのかも表を見ればわかるようになります。
しかし、Excelで正しく勤怠管理を行うためには関数を複数使用した勤怠管理用の表を作成する必要がある点に注意が必要です。間違って関数を消してしまって、復旧の仕方が分からなくなってしまったなどのトラブルが発生する可能性もあります。
入力は人の手で行うため、手入力によるミスも考えられるでしょう。入力を間違うと、給与計算や休暇の管理に影響が出てしまうかもしれません。
勤怠管理システム
クラウド型の勤怠管理システムを使うと、専用アプリやWebページから従業員が出勤・退勤・休憩等の時刻を打刻すると、クラウド上に自動でデータが転送・集計されるようになります。シフト制の業務にも対応しており、従業員がスマートフォンでシフトの希望日の提出や勤怠の申請を行えるシステムもあります。
従業員の勤怠データが自動で記録されるため、勤怠管理を行う従業員の入力ミスを防ぎつつ、作業負担を軽減できるようになるでしょう。さらに、シフト管理に対応する勤怠管理システムでは、シフトパターンを登録することでシフト作成が容易になるといった機能を有するものもあります。
労働に関する法律に自動で対応するシステムが一般的なので、システムの導入によって法改正にも手間なく迅速に対応できるのも利点です。
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勤怠管理の注意点
適切に勤怠管理を行うために、次の点に注意しましょう。
- パート・アルバイトがいる場合
- 従業員を多様な契約形態で雇用している場合
- 扶養控除内で働く従業員がいる場合
パートやアルバイトのスタッフがいる場合、それぞれ勤務日や勤務時間が異なるのが難点です。正社員や契約社員、準社員など、さまざまな契約形態で雇用している場合も、契約どおりに勤務しているのかをそれぞれ把握する必要があります。
また、扶養控除内で働きたい従業員がいる場合は、給与が扶養控除の範囲を超えないように、出勤日数や時間を調整しなければならないでしょう。
パート・アルバイトがいる場合
パートやアルバイトの従業員がいると、働く日数や働いた時間が異なるため、給与計算が複雑化し、勤怠管理にミスが起きやすくなります。夜の時給と昼間の時給。週末の時給と平日の時給など、シフトによって給与が変わるのも特徴です。
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従業員を多様な契約形態で雇用している場合
契約社員、準社員、正社員など、社員の契約形態が複数におよぶ場合も勤怠管理が複雑化しやすいでしょう。基本給や時間外労働に対する時間給の違いなども考えられます。
扶養控除内で働く従業員がいる場合
扶養控除内で働きたいという従業員がいる場合は、勤務時間や出勤日数を厳密に管理する必要があります。給与が扶養控除を超えそうになったときには声をかける、残業させてしまったら休日を増やすなどの対応も必要になることがあります。
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クラウド型の勤怠管理システム「POS+ time recorder」は、従業員それぞれが専用アプリを使って出勤・退勤などの時刻を打刻できるのが特徴です。
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打刻時には写真撮影を行い、本人確認を実施するので、不正打刻の発生を防げます。また、働き方関連法にも対応し、休暇管理や労務アラート機能を実装。従業員の時給と雇用形態を設定すれば、人件費のシミュレーションも可能です。
さらに、「POS+ assist」に人件費データを連携させれば、FL比率（F＝food（原価、材料費）とL＝Labor（人件費が売上高に占める比率）の確認まで行えます。複数店舗を運営している場合でも、本部にPOSレジで収集した売上データと勤怠管理データを集めて、すべての店舗のFL比率を割り出すなど、人件費を一元管理できるようになります。
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まとめ
従業員を雇う企業や店舗が必ず行う勤怠管理は、間違いのないように正しく行う必要があります。勤怠管理には紙やタイムカード、Excelなどさまざまな方法がありますが、手間なく間違いのない勤怠管理を行いたいのなら、クラウド型の勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。法改正等にも素早く正しく対応できるようになります。
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