事業の安定した推進に不可欠となる、取引先への各種支払の金額管理。過去に支払った金額や将来支払う金額を管理することで、キャッシュフローを見える化するとともに、事業に投入する資金の準備を円滑化できます。
こちらでは、経営判断に必要不可欠な支払管理について、その重要性や管理方法を説明していきます。
支払い管理（買掛金）とは
支払管理とは、これまでの取引で発生した支払い実績と内容を記録し、今後の支払予定を一覧表などで管理するものです。支払ったお金・これから支払うお金を整理することで、事業に使える資金を円滑に準備できるようなります。
支払い管理は、買掛金管理と言い換えることもできます。受け取った請求書の内容を確認し、請求書の内容に沿って取引先に代金を支払い、記録していくのが支払管理です。
支払い業務の流れ
まずは、企業が行う支払い業務の流れについて見ていきましょう。
- 請求書の確認・支払い予定表の作成
- 振込
- 取引内容の記帳
- 消込
はじめに、取引先から届いた請求書を一つひとつ確認し、支払予定表を作成します。次に、請求書の内容に基づき取引先に振り込みを行います。
振り込みを行ったら、取引内容の記帳を行い、会計システム等にて買掛金の消込を行えば支払いに関わる一連の業務は完了です。
売掛金管理との違い
売掛金管理では、支払管理とは逆に「顧客から受け取る売上金」の管理を行います。顧客に請求書を送付し代金を請求して、請求書通りに振り込まれたのを確認するのが売掛金管理です。
もし顧客から売掛金が振り込まれていなかった場合には、顧客の状況を確認し、必要に応じて督促を行います。
- 請求書通りに振り込まれているか
- 振り込まれていない場合、どの顧客からいくら振り込まれていないのか
- 期日をどれだけ過ぎているのか
これらのステータスを売掛金年齢表で管理するのが売掛金管理です。
支払い管理ができない場合のシナリオ
支払管理を適切に行えていない場合、次のような事態が発生します。
- 支払いが遅れる
- 取引先からの信用を失う
- 企業間取引の妥当性を把握できない
支払いが遅れる
支払管理では、受け取った請求書を精査し、その支払いの期日と金額を記録し管理します。これによって、期日や金額を間違えることなく支払いを実行できます。
逆にいうと、支払管理が適切になされていない場合は、期日や金額を間違えて支払いが遅れてしまうことがあるのです。
取引先からの信用を失う
期日通りの支払いができなかった、支払わなければならない金額を間違えてしまったなどのミスが続けば、大切な取引先からの信用を失いかねません。
お互いに安心して取引を続けられるよう、正確な支払管理で間違いのない支払いを行いましょう。
企業間取引の妥当性を把握できない
取引先からの請求書とその金額には、将来の経営判断につながる情報が多くあります。なぜその金額になったのか、内容を記録しておけば同じような取引が発生した場合に、それらを参考にして商談を行えます。
新規取引先との契約時や、既存の取引先と新たな取引が発生した場合などに、過去の支払い実績が役立つのです。
Excelでの支払い管理方法
ここからは、Excelで支払い管理を行う方法について紹介します。
- 取引先社名
- 取引内容
- 取引区分
- 管理番号
- 取引金額
- 支払い期日
- 支払い方法
- 支払い先
- 消込チェック欄
Excelで支払い管理を行う際には、支払期日や支払金額だけでなく、取引先の社名や取引内容、管理番号等も記載します。消込が完了しているかどうかをすぐに判断できるよう、消込チェック欄もあると便利です。
なお、Excelで支払い管理台帳を作る際には、ファイルが属人化されないよう、誰が記入・閲覧をしても問題ないように管理番号の付け方や管理区分の定義、取引先社名の記入ルールを先に決めておきましょう。
支払い管理の問題点
支払い管理は次のような問題が発生しやすい業務です。注意を払って運用してください。
- 情報伝達・確認に時間がかかる
- 支払い業務が属人化しやすい
- 振込作業に時間がかかる
- データ破損・紛失リスクがある
情報伝達・確認に時間がかかる
企業の場合、請求書は経理担当者に直接届くわけではありません。各部署の担当者に請求書が送られた後、間違いがないか確認して上長の承認をもらい、そこから経理担当者の手に請求書が渡ります。
請求書が送られてから経理担当者の手元に届くまでに時間がかかりすぎてしまい、経理部門での請求書の確認から振込までの時間が少なくなってしまうケースが考えられます。
支払い業務が属人化しやすい
支払い業務は、経理の中でも属人化されやすい業務です。担当者の退職や異動で引継ぎが必要な場合、引継ぎに時間がかかってしまいます。引継ぎ後に、細かい点が分からず新担当者がミスをしてしまうこともあるでしょう。
また、担当者が病気や事故などで急に支払業務ができなくなったとき、「誰もその業務を行えない」可能性もあります。
振込作業に時間がかかる
取引先が多い企業では、振込作業だけで一日が終わってしまうこともあるでしょう。特に、支払方法を金融機関の窓口で行っている場合、銀行への往復だけで多くの時間を取られてしまいます。
ネットバンクやオンライン取引が可能な口座から振込を行うケースでも、入力作業や確認作業に時間がかかります。同じ作業を何度も繰り返しているうちに、ミスが誘発されてしまうことも問題です。
データ破損・紛失リスクがある
支払い管理業務では、さまざまな取引先に関するデータを管理します。請求書においては紙の請求書と電子の請求書が入り混じり、Excelの支払管理台帳に情報を入力した後に「元の請求書」を紛失するリスクも懸念されます。
また、Excelの支払管理台帳自体のデータが破損してしまう、電子請求書のデータが破損してしまうこともあるでしょう。
支払い管理を健全に行う方法
ミスや問題が発生しないよう、支払い管理を健全に行うために、次の2つの方法を導入してみましょう。
- 支払い管理システムを導入する
- 後払い決済サービスを活用する
Excelで行う支払い管理は、ミスが起きやすく時間もかかります。支払い管理システムの導入でミスやデータの破損・紛失のない支払管理が可能になります。
後払い決済サービスを活用するのも手です。取引先が後払い決済サービスを導入しているのなら、積極的に利用するといいでしょう。
支払い管理システムを導入するメリット
支払い管理システムの導入で、次のようなメリットを得られます。
- 銀行連携で支払い情報から自動振込
- アラートによる支払い漏れ防止
- 支払いデータの保管が容易
支払い管理システムは、銀行口座を連携させることで、請求データをもとに自動で振り込みを行ってくれます。使用する支払い管理システムによっては、支払日にお金が用意できていないなどのミスがないように、支払期日近くにアラートで教えてくれるものもあります。
また、システムを利用すればすべての請求内容をデータとして保管して一元管理が可能になるため、請求書を探す手間から解放されるでしょう。
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後払い決済サービスを活用する
後払い決済サービスを導入することで、企業の支払い管理にかかる負担が軽減されます。
- サービス提供会社から催促連絡がくる
後払い決済サービスを導入すれば、支払情報は後払い決済サービスの提供会社から送られるようになります。支払い金額を間違えるリスクがなくなり、確実に支払いを実行できるようになるでしょう。
- 与信限度額の幅が広がる
後払い決済サービスでは、利用当初は企業の支払い能力を見て与信枠が決められます。支払い請求に対して間違いなく支払いを行っていれば、信用の積み重ねで後払い決済の利用額が大きくなるのです。
- 企業間取引がスムーズになる
企業間取引がスムーズになるのも、後払い決済サービスのメリットです。取引先は未回収リスクや督促業務から解放され、安心して取引を行えるようになります。大口の取引も円滑に行えるようになるでしょう。
まとめ
支払い管理業務は事業の信用にもかかわる大切な業務です。その分かかる負担も大きく、ヒューマンエラーが起きやすい側面もあります。Excelで支払い管理を行う際には、「担当者しか使い方が分からない」「内容が理解できない」といった状態にならないように気を付けましょう。
支払い管理業務にかかる負担を軽減しながらミスをなくし業務の効率化を図るべく、常日頃からお金の流れを整理しておいてください。
