業務効率化と売上アップを支援するクラウドPOSレジ「ポスタス」

大分市役所本庁市民課・税制課窓口

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大分市役所市民課・税制課窓口
住民票の写しや戸籍証明書、所得証明書など、多岐にわたる証明書の発行を担う大分市役所市民課・税制課窓口。
市民の利便性向上を図るべくスムーズな証明書の発行と受け渡しを実現するため、受付から決済まで各窓口で個別完結する体制を取り入れています。

導入前の課題
  • 個別レジの集計作業に人力がかかり過ぎる
  • ミス発生時の修正作業効率が悪い
  • 慣例に従い、業務簡素化に対する問題意識がなかった
導入効果
  • POSレジで必要な数値を自動算出できヒューマンエラーが減った
  • エラーやミスを発見する手間や修正作業の手間が格段に減った
  • 現金レジからオールインワンキャッシュレス決済へシフトすることで業務の簡素化につながった

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大分市役所市民課・税制課窓口
住民票の写しや戸籍証明書、所得証明書など、多岐にわたる証明書の発行を担う大分市役所市民課・税制課窓口。 市民の利便性向上を図るべくスムーズな証明書の発行と受け渡しを実現するため、受付から決済まで各窓口で個別完結する体制を取り入れています。

大分市は、九州一の製造品出荷額を誇る人口約48万人の県庁所在地です。緑豊かな山々と青い海や川に恵まれた地勢を有し、古くから東九州の要衝として重要な役割を担ってきました。昭和39年に新産業都市に指定されて以来、産業集積が飛躍的に進み、大きな成長を遂げました。また、近年では移住支援にも力を入れています。

大分市では、2019年ラグビーワールドカップ日本大会の際、大分市でも試合が行われたことをきっかけにキャッシュレス化の導入に踏み出しました。インバウンド対策として平和市民公園能楽堂や大分市美術館、野生のサルで有名な高崎山自然動物園などの文化・観光施設にキャッシュレスシステムを導入し、その道筋を見出しています。

経済産業省によって、行政のデジタルトランスフォーメーション(DX)を推進する取組が展開される中、大分市役所市民課・税制課においては2022年2月、次世代決済プラットフォームsteraのオールインワン端末stera terminalにPOS+(ポスタス)のポスレジアプリ搭載システムが導入されました。 導入までの経緯、DXの方向性を探ろうと口火を切ったことによる変化や今後の展望について、システム運用開始までの舵取りを担った、大分市市民部市民課窓口担当班の高柳主任、同班高尾事務員、財務部税制課証明担当班の森田主査にお話を伺いました。

大分市役所本庁窓口での証明発行は20万通以上

――大分市役所市民課・税制課では今回、市民の皆さまが各種証明書を取得する際の個別窓口精算・発行証明書通数管理を行うためにPOS+(ポスタス)を導入されました。

大分市役所さんの窓口ではどのような証明書を扱っていますか?

市民課と税制課、それぞれが扱う証明書の種類はたくさんありますが、市民課では住民票の写し、印鑑登録証明書、戸籍証明書などの発行を、税制課では所得証明書、納税証明書、固定資産評価証明書などの発行を行っています。

本庁窓口で取り扱う件数としては、市民課では、年間16万8,000通ほど、税制課では3万7000通ほどになります。

――大分市役所さんの支所も市内にありますね。

大分市役所の支所は8カ所あり、市民課、税制課と同じ証明書を取り扱っています。証明手数料のキャッシュレス決済については、2022年2月にスタートしたところで、支所には現段階で導入していません。

まずは本庁窓口での運用状況と実績を見ながら、今後どのように全庁的に普及・拡充していくのが良いか、そのモデルケースとなるべく導入したというのが実情です。

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当たり前だと思っていた業務ルーティンがPOS+(ポスタス)導入によって変わった

――大分市役所さんが今回POS+(ポスタス)を導入しようと思われた経緯について伺えますか?

令和2年度に、経済産業省による「キャッシュレス化に関するモニター自治体」に応募し、そこでノウハウの研究や課題整理をしながら導入に向けた検討を行ってきました。

――POS+(ポスタス)を導入される以前には課題点などありましたか?

市民課と税制課で合わせて年間20万通以上の証明書を発行すると、7,000~8,000万円もの手数料をすべて現金処理することになります。しかも、1通数百円のものがほとんどですし、異なる証明で手数料は同額、というものも珍しくありません。

すると、本来あってはならないことですが、証明書種類、発行通数の集計を行う際に申請書とレジの間で差異が起こりやすくなります。そこで、レジジャーナルから1件ずつ付け合わせて、人の目で間違いを探し、修正するという作業を行っていました。

また、集計した結果は担当が手作業でエクセルシートに入力し、日報を作成するといったように、人の手と目によって行われていました。

導入以前は「こういうものだ」と慣例のように日常業務を行っていたので、正直、どうすれば業務を簡素化できるかという点に問題意識を感じにくかったですね。

――キャッシュレス化についてはいかがですか?

お客様が「キャッシュレス決済できないんだ」と言いながら、証明書を取得できずにお帰りになるケースも、実際にありました。

最近では、財布を持たずにスマホですべて支払いを済ませる方もいますからね。

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オールインワンが必須条件 実現にはPOS+(ポスタス)で一択

――POS+(ポスタス)導入の決め手となったポイントを教えていただけますか?

まず、大分市役所窓口では「1台の端末ですべてのキャッシュレス決済に対応するPOSレジ」の導入が必須だと考えていました。

POSレジとキャッシュレス決済端末を別機器でシステム構築している自治体もありますが、大分市では、窓口のスペースが限られている中で手狭にならないよう小さめの端末で、また、後から端末や操作を追加しないで済むようにすべてのキャッシュレス決済に対応するものを探していました。

――他社の端末やシステムとの比較、競合などはありましたか?

経済産業省の「キャッシュレス化に関するモニター自治体」は公表されているので、それをご覧になった業者からご提案をいただくことはありました。

ですが、予算的に低額で導入できても、QRコード決済が非対応だったり、POSレジの設置が別途必要だったり、といったものが多かったです。QRコード決済はスマホで手続きが完結する時代の流れもあり、必須条件と考えていました。

クレジット、電子マネー、QRコードの決済とレジ処理が1台でできるのがstera terminalとPOS+(ポスタス)のシステムだったということです。大分市役所の本庁舎では、これまで他のキャッシュレスを経験していなかった分、逆にオールインワンシステムが大きな要素になりましたね。

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短期間集中でPOS+(ポスタス)を導入 証明書発行数値管理が楽に

――POS+(ポスタス)の導入効果をどのような場面で感じていますか?

先ほど話した、日々の証明書集計作業は格段に変わりました。これまで人の手を介して集計していた収入や発行通数などの実績が、POS+(ポスタス)からcsvでデータを引き出して集計できますからね。大分市役所としてはやはり、POSレジの導入効果が大きいですね。

――具体的にPOS+(ポスタス)がお役に立っている点はどこでしょうか?

正直なところ、現金集計とは別にキャッシュレス決済のカウントが必要になりますので、作成する日計帳票は増えました。

ですが、POSレジを導入してデータ管理集計ができるようになって、数値は自動的に上がってくる点で楽になりましたし、ヒューマンエラーを減らすことにも繋がっていると感じます。正確性が増しましたね。

――POS+(ポスタス)をお使いになった職員の方の反応はいかがですか?

最初は端末に触るのも恐々で、戸惑いながら操作していましたが、半月もすれば慣れたようです。

窓口業務は、新年度を迎える3〜4月が最も忙しい時期で、その前に操作に慣れておく必要がありました。2月16日から運用を開始しましたが、直感的で操作性もよく、思っていたよりスムーズに移行できたと思います。

――これから、DX化に向けて整備がさらに進みそうですね?

大分市では昨年10月から、マイナンバーカードを使用して各種証明書をオンラインで申請できるようになり、その運用がスタートした直後から一気にキャッシュレス化を進めてきました。

年度替わりという、市役所が1年で最も忙しくなる前のタイミングに導入したかったので、ここはかなり集中して頑張りましたね。

平成30年7月に証明書コンビニ交付サービスも導入しており、オンライン申請、キャッシュレス決済と、時代の流れに即して勢いを止めないことが大切だと感じています。

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自治体の仕様にあったシステム登場に期待

――POS+(ポスタス)に追加して欲しい機能などはありますか?

操作ボタンの文字を大きくしたり、ボタンの色を変更したり、任意で設定ができるともっと使いやすくなると思います。

証明書は種類が多いですし、文字が小さいうえに漢字表記なので、パッと見て何の証明書なのかが確認しづらいんですよね。今以上に慣れてくると、押し間違いも起こりやすくなる気がします。

大分市では、証明書分類ごとに申請書を色分けしています。その色に沿ったカラーボタンに変えられると、押し間違いのミスを減らせるような気がしますね。いろんな証明を一度に求められることもあるので、少しでも早く作業をするために、画面が見やすくなれば良いなというのはあります。

また、自治体向けの、会計処理のしやすい帳票を出力できるとありがたいですね。

おそらく、現金収入と金額、勘定科目の結び付けができて、さらに合計金額が出ればそのまま収入調定書として起案、決裁に使えるでしょうから。どの市町村でも、帳票出力までできると本当に助かると思いますよ。

――最後に、今後に向けてのPOS+(ポスタス)への要望をお聞かせください。

POS+ retailという小売店向けのアプリを使わせていただいていますが、今後利用する自治体が増えれば、帳票の様式などで自治体ならではの要望も上がってくると思います。

ですので、retailだけでなく、POS+ government(ガバメント)のような感じで、自治体特化型のものを作っていただけるとありがたいですね。

また、POS+を導入している自治体や導入を検討している自治体との情報共有や意見交換ができる場を設けていただければ、自治体にとって使いやすく、導入しやすいシステムになるのではないかと思います。

――本日はありがとうございました。

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