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注文書とは?発注書との違いや書き方、必要性を解説

店舗と仕入れ先間の取引に欠かせないのは、注文書と呼ばれる書類の存在です。本記事では、注文書発行の必要性や作成の仕方、発注に関するその他の必要書類などについて、詳しく解説します。

注文書とは

注文書とは、依頼する側(発注者)が「御社の製品や食材などを注文します」と、発注前に意思表示をする目的で作成される書類のことです。

本来であれば、すべての商取引において注文書を発行してから進めるべきですが、実際には口約束で取引を開始することや、書面を起こさずに発注依頼を済ませるケースも日常的に発生します。

公正取引委員会は、「親事業者は発注に際して、下記の具体的記載事項をすべて記載している書面(3条書面)を直ちに下請事業者に交付する義務がある」と明記しています。注文書なしに取引を進めることは、下請法違反にあたる場合もありますので、必ず作成するようにしましょう。

注文書の必要性

注文書の必要性

注文書を取り交わすことで、見積り時に取引先と確認した注文品目、個数、金額、希望納品日等を、改めて書面で確認することができます。

注文書を発行することは受発注の証拠となり、「言った言わない」といった食い違いもなくなるため、スムーズな商取引が実現できます。

注文書と発注書の違い

注文書と似たような書類に「発注書」がありますが、両者に法律的な意味合いでの違いはありません。どちらも発注する側が作成して提出する書類です。

また、一定の金額を超える高額な商品を購入するときには発注書、それ以下のときには注文書という使い分けもあります。

注文書の書き方

注文書に必要な項目としては、以下のようなものが挙げられます。

  • 文書のタイトル・注文日
  • 宛先
  • 注文元の情報
  • 合計金額
  • 注文内容内訳

文書のタイトル・注文日

まず、文頭に目立つように「注文書」と記載します。注文書を受け取った相手が、文書の目的(この場合は発注を受けたこと)をしっかり認識できるよう、必ずタイトルを付けましょう

さらに文書作成日=注文日が曖昧にならないよう、日付を入れます。同じ品目を続けて発注する場合は、注文番号を記載すると混乱を防ぐことができます。

注文番号は、同一契約内の見積書や請求書などの書類と同じ番号を振ることで、案件全体の管理がしやすくなります。

宛先

宛先

次に、発注する相手の名称を記載します。発注先が個人の場合は「様」、卸業者など会社の場合は「御中」と敬称を付け、誰が誰に発注したのかを明示するようにしましょう。

注文元の情報

発注元の会社名、住所、担当者名、電話番号などを記載します。

会社名の欄に社判を押す必要はありませんが、担当者名の認印は押しておいた方がよいでしょう。認印によって注文書を作成した責任者がはっきりわかり、何か確認事項があった時に対応しやすくなります。

合計金額

発注金額を記載する際は、税込・税別の表記を必ず書き入れましょう。

発注金額が大きくなると、税金の額も増えてトラブルの火種になりかねませんので、税込・税別をわかりやすくするために文字を大きくしたり、太字にしたりするなど、工夫してみてください。

注文内容内訳

発注内容は、品名、品番(ある場合)、注文数、アパレル店なら色やサイズなどの内訳をできるだけ詳しく記載します。

商品やサービスが納品された時に、納品書と突き合わせて確認することもありますので、省略せずに正確に記載します。納期や納品先を指定したい場合は、併せて記載するようにしましょう。

発注に関するその他の書類

発注に関する書類には、注文書の他に下記のようなものが挙げられます。

  • 見積書
  • 納品書
  • 注文請書
  • 検収書
  • 請求書

見積書

見積書

発注された商品をいくらで提供できるのか、金額の目安を示したものが見積書となり、見積もりの対象となる商品の内容、数量、単価と合計金額などを記載します。

見積書は、依頼主に対して納品する予定の品目内容とその金額を提案する意味合いをもっています。見積書を発行していない場合、業務が進んでしまってから依頼内容や金額、納期などで依頼主と認識の食い違いがあった場合、重大なトラブルやクレームに発展する恐れが高まります。

見積書は業務に着手する前に、かならず発行しておくようにしましょう。

注文請書

注文請書は、注文書と対(つい)になる書類で、受注者が発注者から注文書を受け取ったタイミングで発行されます。

つまり注文請書とは注文書に対する“返答”となる書類であり、注文請書の発行をもって契約が成立するため、注文書と注文請書を取り交わすことは契約書の代替にもなり得ます。

注文請書は契約書と同じく「契約成立を実質的に証明する書面」に該当することから、発行する際、基本的には収入印紙の貼付が必要です。ただし、契約金額が1万円未満の場合には収入印紙の貼付義務はありませんので、少額の取引であれば気にしなくとも大丈夫です。

納品書

納品書とは、発注された商品を納品する際に発行する書類のことです。

納品書の主な役割は、依頼主に安心感を与えることです。納品書を同封することで、納品物と突き合わせて確認することができ、安心して受け取ることができます。

また納品書は、請求書と連動させて経理処理を行うことが多いので、経理上でも納品書は必須の書類です。納品書と請求書の金額が異なると問題になりますので、送付前に必ずチェックするようにしましょう。

検収書

検収書とは、発注先の企業から納入された商品の数量や種類、品質などについて検収し、問題ないと判断した時点で発行する書類になります。検収書を出した以降は商品にクレームを付けることができません。

請求書

請求書

請求書とは、受注者が商品を納品した後、代金の支払いを要求するために発行する書類です。

請求書を発行する方法には、締め日を設定して月に1度まとめて請求する「掛売方式」と、納品ごとに請求する「都度方式」の2種類があります

企業間取引では「掛売方式」の方が一般的で、月内に細かい取引が何度も発生する場合や、毎月決まった取引がある場合などに適しています。

「都度方式」は、代金回収が速くなるというメリットがありますが、請求書作成の手間がかかるというデメリットも持ち合わせています。

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まとめ

あらゆる取引に欠かせない書類である、注文書。さらに注文書以外にも、必要となる書類は多々あります。本記事を参考に、作成の仕方や用途を把握して、店舗経営におけるスムーズな商取引につなげてください。

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