飲食店やアパレル店の経営には、自社が持っている資材・商品の情報を正確に把握する「在庫管理」が欠かせません。
本記事では、円滑な在庫把握を進めるための在庫管理システムを種類や導入タイプ別に紹介し、在庫管理にPOSシステムがおすすめの理由もあわせて解説します。
在庫管理システムとは
在庫管理システムとは、自社内に存在する在庫数や状態をデータで把握するための仕組みです。
飲食店やアパレル店が抱える在庫には、売上や仕入などの業務の流れに連動させて在庫数を増減させる「帳簿在庫」と、倉庫からの出入庫のタイミングに合わせて増減させる「実在庫」があり、帳簿在庫と実在庫は常にぴったり数が合っていなければなりません。
しかし、在庫管理システムの不備や人的ミスなどでこの数が合わないことも多く、そのような場合はシステムの見直しや管理フローの見直しを行う必要が生じます。
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在庫管理システムの種類
在庫管理システムは、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型（システム型）」の2種類に分類できます。
- クラウド型
- オンプレミス型（システム型）
クラウド型
クラウド型の在庫管理システムとは、物理的にシステムサーバを置く必要がなく、インターネット経由でシステムに接続して在庫管理を行う仕組みのことです。
クラウド型在庫管理システムの導入メリットは、やはりサーバそのものを設置しなくとも利用できる点で、初期コストが安価になり導入しやすいのが特徴です。またサーバのスペックアップ・ダウンも瞬時に行え、いつでも自社に最適の状態でシステムを使うことができます。
一方デメリットは、毎月クラウドサービス利用料を支払うため長期的に見るとランニングコストがかさむ点と、各サービスが定めた利用内容を選択する方式が主流のため、カスタマイズ性にやや欠ける点です。
オンプレミス型（システム型）
オンプレミス型はシステム型とも呼ばれ、購入またはリースにてサーバを社内に設置してシステムソフトウェアを入れ、自社内で管理・運用をしていく仕組みです。
システム型在庫管理システムの導入メリットは、設置する会社や店舗に合わせたカスタマイズができる点で、不要な機能や使い勝手の悪い部分を省いて、最適化・効率化を図ることができます。
一方デメリットは、サーバ設置のための導入コストがかかる点と、ハード面と人的リソースの両方を準備するリードタイムが長くなることです。サーバのスペックアップ・ダウンも都度インフラを調達する必要があり、同じくコストと時間がかかります。
在庫管理システムの導入タイプ
在庫管理システムは、導入タイプ別に以下の2種類に分類することもできます。
- パッケージ型ソフト
- POSシステム
パッケージ型ソフト
パッケージ型ソフトの在庫管理システムの特徴は、購入してPCにインストールするだけで利用できる、完成されたシステムである点です。Microsoft社のWordやExcelのような、作業パッケージソフトに近いイメージです。
導入のメリットは、数千円と比較的安価なものから、数十万円という高額なシステムまで様々な価格帯と機能から選べることです。体験版もあるため、まずはお試しから始めてみて、自社に最適なパッケージソフトを見極めることもできます。
一方デメリットは、前述したとおりすでに完成したシステムを利用するため、カスタマイズが効かず、細かい仕様変更などに対応できない点があります。
POSシステム
POSシステム型の在庫管理システムは、ハンディターミナルやiPadなどのタブレットを商品バーコードにかざすだけで、在庫データを集約できる画期的なものです。
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POSレジと連動させることで、「どの商品が●●個売れたから、追加在庫を発注する」「毎月●●個以上売れているヒット商品なので、次回から発注量を増やす」といった自動注文や発注量の調整も可能に。在庫管理にまつわる手間がかからず、アルバイトなど経験が浅いスタッフでも正確な管理ができるようになるため、業務効率が飛躍的に上がります。
POSシステム型の在庫管理システムの特徴や、導入メリットについて、さらに詳しく解説していきます。
POS型在庫管理システムの特徴
POS型在庫管理システムの代表的な特徴を紹介していきます。
- 導入が手軽
- 業務効率化と人件費の削減
- データを経営戦略に活用できる
導入が手軽
POS型在庫管理システムは、パッケージソフトに比較して導入費用が安く、最少のコストで始められるという利点があります。iPadなど使い慣れたタブレット端末で操作できるシステムもあり、導入までのステップもシンプルでわかりやすくなっています。
業務効率化と人件費の削減
POS型在庫管理システムの利用で、これまで時間がかかっていた業務が速く・正確に行えるようになり、作業負荷を軽減できます。
一例として、POSシステムはバーコードを読み取るだけで在庫情報が自動入力されるため、数量や商品コードの打ち間違いが一切なくなります。「在庫の数が合わない」といったことがなく、数え直しやリストの打ち直しなどの、リカバー作業に費やす時間が不要になる結果、別の生産的な業務に時間を使えるようになり、業務効率が著しくアップします。
また業務の効率化から、最少のスタッフ数で営業できるようになり、人手不足に悩むこともなくなります。
データを経営戦略に活用できる
POSシステムに集約される在庫データは多様で、入出庫数の記録といったベーシックなものから「どの時間帯でどんな商品が何個売れたのか」「このペースで売れ続けると、●日後には在庫が切れる」といった分析までをもカバーできます。
また、サーバに転送されたデータは、視覚的に分かりやすいグラフとして表示することができ、効果的なマーケティング戦略にも役立ちます。
チェーン店やフランチャイズ店など複数の店舗を経営している場合は、店舗ごとの売上データや在庫状況の比較をすることで、グループ全体を見据えたマーケティング戦略にも機能します。
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- 棚卸・在庫管理機能
- 在庫変動履歴機能
- 在庫の店舗間移動機能
- 発注・入荷・出荷機能
- 売筋・死筋把握機能
- 事業別・エリア別等集計機能
「POS+ retail」では、商品が売れたと同時に自動的に在庫数からマイナスされるなど、在庫管理に関するデータを一元管理できるようになります。POSシステムからの売上データ解析機能も豊富にそろっており、発注量の調整や経営状況の把握も容易です。
効率的な在庫管理・店舗経営をサポートするPOSシステムとして、ぜひ「POS+ retail」の導入をご検討ください。
まとめ
在庫管理システムは、いまや小規模な飲食店やアパレル店でも、経営上欠かせないツールです。店舗や倉庫に置かれている在庫は社内資産であり、まず資産を正確に把握しないことには、健全経営は成り立ちません。ぜひ早々の導入をご検討ください。
