雇用している従業員が退職する場合、さまざまな手続きが必要になります。中には期限が決まっているものもあり、対応が遅れると退職した従業員に迷惑がかかる場合がありますので、退職に伴う手続きは迅速かつ適切に行わなければなりません。
本記事では、従業員の退職時に行う手続きや対応について、詳しく解説します。
従業員の退職手続き一覧
従業員の退職時に行う必要がある手続きは、以下のようなものがあげられます。
- 社会保険資格喪失手続き
- 雇用保険資格喪失手続き
- 退職時の社会保険料控除
- 住民税の手続き
- 源泉徴収票発行
- 退職金からの控除計算
社会保険資格喪失手続き
従業員は退職すると同時に、健康保険と厚生年金保険の社会保険資格を失うことになります。雇用者側は、従業員の社会保険資格喪失手続きを行わなくてはなりません。手続きに必要な書類は、下記のとおりです。
- 健康保険厚生年金保険被保険者資格喪失手続届
- 退職者本人の健康保険証
- 被扶養者がいる場合には、被扶養者の健康保険証
- 健康保険証を添付できない場合は、健康保険被保険者証回収不能届・滅失届
まず、退職者から健康保険証を回収する作業から始めます。退職者に被扶養者（配偶者や子どもなど）がいる場合には、被扶養者の健康保険証も同時に回収します。何か理由があって回収できない時は、「健康保険被保険者証回収不能届・滅失届」を年金事務所に提出する必要があります。
次に、厚生年金保険の被保険者期間を確認します。退職日によって被保険者期間が変わるので、注意しましょう。厚生年金保険の被保険者期間は1か月単位となっており、「退職日の翌日に属する月の前月まで」と定められています。たとえば、退職日が８月31日の場合には、退職日の翌日は９月1日となりますので、９月の前月である８月までが被保険者期間となります。会社と退職者は、８月分までの厚生年金保険料を支払います。
続いて健康保険の被保険者期間を確認しますが、こちらも退職日によって被保険者期間が変わります。健康保険は退職日の翌日に資格を失うと定められているため、たとえば、退職日が8月31日の場合には、翌日の9月1日に資格を失うこととなります。会社と退職者は、8月分までの厚生年金保険料を支払います。
出典：日本年金機構/従業員が退職・死亡したとき（健康保険・厚生年金保険の資格喪失）の手続き関連記事
【2024年版】社会保険の手続き方法とは？必要書類や申請の流れを徹底解説
雇用保険資格喪失手続き
雇用保険の資格喪失手続きは、従業員が退職した日の翌日から10日以内に、最寄りのハローワークに提出します。雇用保険資格喪失手続きがされていないと、退職者の次の勤務先で雇用保険に加入することができず、退職者にも勤務先にも迷惑がかかることになりますので、遅滞なく行わなければなりません。
雇用保険の資格喪失手続きに必要な書類は、下記のとおりです。
- 雇用保険被保険者資格喪失届
- 雇用保険被保険者離職証明書
- 賃金台帳、出勤簿、タイムカード
- 労働者名簿
- 退職届
退職者の退職理由により、雇用保険の失業給付をもらえる期間や金額が変わりますので、退職理由は必ず明らかにしておきましょう。自己都合退職の場合には、「2か月間失業保険を受け取れない」とする給付制限が設けられています。しかし、会社都合退職（解雇）の場合は、手続きをしてから最短で7日後から支給されます。
次に、「雇用保険被保険者資格喪失届」「雇用保険被保険者離職証明書」を作成します。これらの書類には、退職者の氏名や住所、退職理由などを記載する必要があります。賃金台帳やタイムカードなど他の必要書類が揃ったら、ハローワークで手続きします。
ハローワークで雇用保険資格喪失手続きをすると、「離職票」と呼ばれる書類が発行されます。離職票には「1と2」の2種類があり、発行されたらすぐに退職者に渡さなければなりません。
退職時の社会保険料控除
従業員が負担する社会保険料は、被保険者資格を取得した月から、退職日の翌日の属する月の前月まで発生し、事業主は、毎月の給与から前月分保険料を控除することができます。
たとえば、従業員が8月15日で退職した場合は、前月となる7月分の保険料を８月の給与から控除し、8月31日に退職した場合は、退職月の前月（7月）と退職月（8月）の2か月分の保険料を、8月の給与から控除することができます。
住民税の手続き
住民税は、毎月の給与から天引きされる形で払われます。しかし、会社を退職すると、給与天引きはできなくなりますので、退職時に住民税の残額支払いのための手続きを行わなくてはなりません。
住民税の残りを支払うには、普通徴収に切り替えて自分で市区町村に納めるか、最後の給与や退職金から一括で納めるかのいずれかがあり、退職者自身が選択できます。
普通徴収に切替える場合は、退職する月は通常通り住民税を天引きして、退職の翌月10日までに納税先の市区町村に「給与所得者異動届」を提出します。ただし、普通徴収への切り替えができるのは6月～12月に退職した人だけであり、1月～5月までに退職した場合は、原則として一括徴収をしなければなりません。
会社側は最後の給与で残りの住民税を一括徴収し、「給与所得者異動届」を各市区町村に提出します。また、退職者が1か月以内に次の会社に入社する場合には、転職先の会社で特別徴収を引き継ぐこともできます。
出典：横浜市/個人の市民税特別徴収に関する異動届・切替依頼書の提出
源泉徴収票発行
年末（12月31日）の年が変わるタイミングで退職する以外の人は、その年1年間の給与の合計が確定していないうちに辞めることになりますので、年末調整を行えません。
そのような退職者の年末調整は、次の勤務先で行うことになります。もし次の仕事に就かない場合は、翌年3月に従業員本人が確定申告をする必要があります。
そのため、退職者には、退職後1か月以内に「給与所得の源泉徴収票」を交付する必要があります。なお、源泉徴収票は退職者だけでなく本人の住所地の市区町村に提出します。市区町村への提出は翌年1月末までです。
出典：国税庁/ No.7411 「給与所得の源泉徴収票」の提出範囲と提出枚数等
退職金からの控除計算
退職金も「退職所得」として課税対象となりますので、支給する際には所得税と住民税を控除することになります。
ただし、退職金を受け取ると一時的にかなり高額の収入を得ることになりますので、給与などと同じ所得として扱うと、所得税率が高くなってしまいます。そこで、給与とは分けて税金を計算する「分離課税方式」で計算することになっています。
出典：国税庁/退職金と税
退職手続きで退職する従業員に提出してもらうもの
退職する従業員に提出してもらう必要がある書類には、以下のようなものがあげられます。
- 退職届
- 保険証
- 貸与品
退職届
退職届は、「退職願」と混同されることもよくありますが、両者は全く違う書類になります。
退職願は、会社（あるいは経営者）に対して退職を願い出るための書類であり、却下される可能性もあり得ます。一方退職届は、一方的に自分の退職を通告するための書類で、一度出してしまうと撤回はできません。
退職届を提出するタイミングは、民法では「退職する14日前までに意思表示をすればよい」とされていますが、現実としては1か月前まで提出することが通例です。
出典：厚生労働省/退職の申出は2週間前までに
保険証
退職に当たって、健康保険証を提出しなければならないのは、前述したとおり会社が保険資格喪失手続きに使用するためです。雇用者側は従業員の退職日から5日以内に手続きを行わなくてはならないため、余裕をもって準備しましょう。
特に扶養家族がいる場合は家族全員分の保険証を提出する必要がありますので、スケジュールに注意してください。
貸与品
制服や社員証、通勤定期券、PCやスマートフォンなどの貸与品も、退職時にすべて返却する必要があります。
貸与品のリストをもとに、返却忘れがないように留意しましょう。抜け漏れがあると、退職者の自宅やプライベートの携帯電話に連絡しなければならないなど何かと面倒なため、確実に回収するようにしましょう。
退職手続きで退職日後に従業員へ送る書類
退職後に、退職者へ送付する書類としては、以下のようなものがあげられます。
- 離職票
- 源泉徴収票
- 健康保険被保険者資格喪失確認通知書
離職票
離職票は、退職者が次の仕事に就くまでの間の収入を確保するため、失業給付を受ける際にハローワークに提出する書類です。
これがないと失業給付の支給ができませんので、発行されたら速やかに退職者宛に送付する必要があります。
源泉徴収票
源泉徴収票は、退職から1か月以内に交付する必要があります。源泉徴収票は、退職者だけでなく本人が居住する住所地の市区町村にも提出しなければならず、市区町村への提出は退職年の翌年1月末までです。
源泉徴収票を受け取った退職者は、転職先の会社に提出して、その会社にて年末調整を行ってもらうことになります。新しい会社に勤めない場合（個人事業主や専業主婦になるなど）は、翌年3月に退職者本人が確定申告をする必要があります。
健康保険被保険者資格喪失確認通知書
「健康保険被保険者資格喪失確認通知書」とは、退職者が加盟していた健康組合から抜け、社会保険資格を失ったことを証明する書類です。
退職者が健康保険に入り続けることを希望し、退職後に国民健康保険へ切り替える時に必要となります。
退職手続きで従業員側が行う手続き
退職手続きで従業員側が行うべき手続きとして次の3つがあげられます。
- 退職者が退職願／退職届を提出
- 業務の引継ぎ
- 備品の返却
それぞれの内容を解説します。
退職者が退職願／退職届を提出
退職手続きで、従業員が行う最初のステップの1つが退職願や退職届の提出です。ただし、法律上は退職届を提出する義務はありません。従業員が退職の意思を口頭で伝えるだけでも法的には有効とされています。
しかし、多くの企業では就業規則で退職届の提出を求めている場合があり、実際は提出することが一般的です。業務の引継ぎや後任者の選定などの準備を円滑に進めるため、遅くとも退職希望日の1か月前には提出するのが望ましいでしょう。
退職届には、一般的には「退職日」と「氏名」、そして簡単な「退職理由」を記載するのが通例です。書式に関しても法的には特に規定はありませんが、ビジネスマナーとして適切な形式で提出する必要があります。
業務の引継ぎ
退職時の業務の引継ぎは、職場に迷惑をかけないためにも重要な手続きです。企業にとって重要なポジションや責任のある業務を任されていた場合、引継ぎが不十分だと業務運営に支障をきたし、職場や取引先に多大な影響を与える可能性があります。
場合によっては、引継ぎを怠った結果、会社に損害が発生し、損害賠償を請求されかねません。
業務引継ぎの際には、業務内容や進行中の案件、関係者との連絡事項などを整理し、必要に応じて引継ぎ資料を作成することも求められます。また、取引先へのあいさつや、担当者が変更になる旨の周知も忘れてはなりません。
引継ぎを丁寧に行うことで、スムーズな退職が可能となり、退職後の信頼関係も良好に保てるでしょう。
備品の返却
退職時には、会社から借りている備品を全て返却すしなければなりません。制服や社員証、パソコン、オフィスのカギなどが対象です。返却を怠る、または意図的に返却しない場合、会社から損害賠償を請求される可能性もあるため注意しなければなりません。
また、会社から貸与されたスマートフォンやパソコンなどに私的なデータを残すことも避けましょう。写真やアプリ、個人情報などが残されているとトラブルの原因になるため、日ごろから私的な利用を避けるのがマナーです。
また、業務マニュアルなどの資料も必ず返却する必要があります。これらを持ち出すことは、会社のノウハウの流出に繋がり、重大な問題となりかねません。
日ごろから備品を適切に管理し、必要に応じてすぐ返却できる状態にしておきましょう。
すぐに再就職しない場合に必要となる従業員側の手続き
すぐに再就職をしない場合、次に示す手続きを行わなければなりません。
- 健康保険任意継続希望を決める
- 国民年金の加入手続き
- 失業保険受給の手続き
- 住民税の支払い手続き
それぞれの手続き内容を解説します。
健康保険任意継続希望を決める
再就職先が決まっている場合は、社会保険の切れ目なく加入が継続されるため、特別な手続きは不要です。しかし、再就職がすぐでない場合は、国民健康保険への加入か、健康保険の任意継続を選ぶ必要があります。
健康保険の任意継続とは、退職前に社会保険に2ヶ月以上加入していた場合、退職後も最長で2年間、退職前の会社の健康保険に加入を維持できる制度です。特に扶養家族がいる場合に有利なことが多く、一人分の保険料で被扶養者も保障されるため、国民健康保険より保険料を抑えられる場合があります。
任意継続を希望する場合、退職後20日以内に加入手続きを行う必要があるため、早めに判断し、必要な書類をそろえることが大切です。自分や家族の状況を考慮し、どちらが適切かを慎重に検討しましょう。
国民年金の加入手続き
退職すると厚生年金保険の資格を喪失するため、次の就職までの間、国民年金への加入手続きをしなければなりません。国民年金への加入手続きは、退職時の年齢が20歳以上60歳未満の人が対象です。
国民年金への加入手続きは、退職日の翌日から14日以内に行う必要があり、期限を過ぎないよう注意しなければなりません。手続きは住民票がある市区町村役所で行います。国民年金の手続きに必要な書類として、退職日の分かる証明書や年金手帳、本人確認書類などが求められます。
国民健康保険の加入手続きも同じ役所で行うため、これらの手続きを同日にまとめて行うと効率的です。スムーズに手続きが進むよう、必要書類を事前に確認し準備を整えておきましょう。加入手続きを怠ると未納期間が発生する可能性があるため、早めの対応が必要です。
失業保険受給の手続き
退職後、すぐに再就職しない場合は、失業保険の受給手続きを行いましょう。手続きは、ハローワークで行い、退職前の2年間で雇用保険に12カ月以上加入していた場合が対象となります。収入が途絶える期間の生活費を一部補填できるため、積極的に利用しましょう。
手続きでは、離職票や本人確認書類、マイナンバーを提示する必要があり、事前に書類をそろえておくとスムーズです。ただし、退職理由によって受給のタイミングが異なります。自己都合で退職した場合、失業手当の支給開始まで2カ月間の給付制限期間があり、一方、会社都合での退職であれば、退職後8日目から受給が可能です。
失業保険の手続きには、失業状態であり、積極的に再就職活動を行っていることが条件となります。そのため、ハローワークでの定期的な活動報告が求められる点にも注意が必要です。
出典：ハローワークインターネットサービス/雇用保険手続きのご案内
住民税の支払い手続き
すぐに転職しない場合、住民税を普通徴収に切り替えて支払っていく必要があります。退職時期によって手続きが分かれる点に注意しなければなりません。
退職時期によって、次のように手続きが分かれます。
| 退職時期 | 必要な手続き |
| 6月～12月 | 普通徴収で翌年5月まで自分で支払う最後の給与で一括で支払う |
| 1月～4月 | 5月分までの住民税を会社が一括徴収 |
| 5月 | 1か月分の住民税を徴収して納付 |
自身の退職時期によって、手続きがどのように異なるのかよく確認しておく必要があります。
出典：横浜市/現在、個人住民税が特別徴収されている従業員が退職した場合、どのような手続が必要ですか。
退職時の手続きの流れ
退職時に雇用者側が行わなければならない手続きの流れを、以下にまとめました。
- 退職者が退職願／退職届を提出
- 健康保険任意継続希望について確認する
- 住民税徴収方法について確認する
- 貸与品（社員証、事務用品、名刺など）を返却してもらう
- 年金手帳を提出してもらう（会社が保管している場合は不要）
- 退職証明書を交付する
- 雇用保険の資格喪失手続き
- 社会保険の資格喪失手続き
- 退職者に離職票を交付する
- 退職者に源泉徴収票を交付する
- 給与所得者異動届を市区町村に提出
退職時手続きの注意点
退職時手続きの会社側の手続き注意点として次の内容を紹介します。
従業員が財形貯蓄をしている場合
従業員が社内融資を利用している場合
それぞれのポイントを解説します。
従業員が財形貯蓄をしている場合
退職時に財形貯蓄を行っている場合、退職後6ヶ月以内に退職等の通知書を財形貯蓄を扱う金融機関へ提出しなければなりません。
退職後も、財形貯蓄の積立を最大2年間保有することが可能です。この期間内に転職し、新しい勤務先が財形貯蓄制度を取り扱っている場合、特別な手続きは不要で、そのまま積立を継続できます。
転職先で財形貯蓄を継続する場合は、転職先の企業が金融機関に勤務先異動申告書を提出することが必要です。
一方、転職しない、または新しい勤務先で財形貯蓄を取り扱わない場合は、積立金の解約や払い戻しの手続きが必要になることもあります。手続きを怠ると税制優遇の対象外となる可能性があるため、早めに金融機関に相談し、手続き方法を確認しておきましょう。
出典：厚生労働省/財形貯蓄制度
従業員が社内融資を利用している場合
退職時に社内融資を利用している場合、返済に関する注意が必要です。一般的に、社内融資の返済が残っている場合、退職と同時に残金を一括返済しなければなりません。
就業規則や融資契約によっては、退職後に分割返済を続けることは認められないケースもあるため注意が必要です。
退職前に、返済期間や返済残額を本人がしっかり確認し、残金の一括返済に向けた手続きを企業と協議します。一括返済に必要な資金が不足している場合、従業員は他の金融機関での借り換えを検討する必要もあるでしょう。
返済に関するトラブルを避けるためにも、退職が決まった時点で融資条件や返済方法を確認し、適切な手続きを進めなければなりません。
従業員の退職手続きでよくある質問
住民税は前年の所得に基づいて計算されるため、会社を退職しても前年分の住民税を納める義務があります。退職後、すぐに転職先が決まっていない場合は、特別徴収から自身で納付する方式の普通徴収に切り替わります。市区町村から送付される納付書で、定められた期限までに自身で納税しなければなりません。
出典：総務省/個人住民税
退職手続きの遅延は、会社側に重大な影響を及ぼす可能性があります。具体的には、既に退職した従業員分の不要な社会保険料を納付することになったり、無効となるべき被保険者証が使用されて不正な給付が発生したり、後日の精算が必要になったりするなどの問題が生じかねません。
会社は従業員が退職した場合、離職日の翌々日から10日以内にハローワークへ雇用保険被保険者資格喪失届を提出しなければなりません。届出を受けて、ハローワークが離職票を発行し、会社を通じて退職者本人に交付される流れです。この手続きは失業給付を受けるために重要なため、会社は期限内の確実な提出が求められます。
出典：厚生労働省/ Q＆A～労働者の皆様へ（基本手当、再就職手当）～
まとめ
従業員が退職する際に、雇用者側が行う手続きはさまざまありますが、ひとつ一つはそう複雑でもないため手順通りにやれば難しいものではありません。ただし、退職金が発生する場合は控除等の計算がかなり複雑ですので、税理士にお願いするのも一つの手です。退職時の手続きをスムーズに終え、円満退社を後押ししてください。
