確定申告は年に一度しか行わないため、毎年「どれが経費で、何が経費に当たらないか」混乱してしまいがちですが、経費になるものとならないものを理解していれば、領収書の整理も楽になります。
本記事では確定申告で経費として申告できるものと、経費として申告できないものを詳しく説明します。
確定申告の経費とは
確定申告での経費に関して、次の2つの観点で解説します。
- 経費計上が必要な理由
- 経費の見極め方
それぞれのポイントをみていきましょう。
経費計上が必要な理由
確定申告で経費計上が必要な理由は、事業で利益を得るために必要な支出である「必要経費」を適切に認識し、節税対策を行うためです。必要経費とは、オフィスで使用する備品や、飲食店であれば厨房用品の購入費用など、事業運営に直接必要な支出を指します。
事業の利益には所得税や法人税などの税金がかかることに注意しなければなりません。必要経費として事業にかかった費用を計上することで、課税対象となる利益が減少し、結果として節税効果が生まれます。
経費を正しく計上しなければ、税金の計算に誤りが生じる可能性があり、納税額が適正でなくなるため、確定申告で経費計上は重要な役割を果たします。
経費の見極め方
経費の見極め方として、事業に関わる支出かどうかが基本的な判断基準です。一方で、経費には曖昧なケースも存在します。例えば、仕事の合間に訪れたカフェでの飲食代は、取引先との打ち合わせとして利用された場合は経費に該当しますが、個人的な休憩のためであれば経費にはなりません。
経費として認められるには、事業に関連する正当性が証明できることが必要です。支出額が、支出が必要な理由と照らし合わせても過剰である場合、税務署から指摘を受けることもあるでしょう。
打ち合わせのカフェ代に数万円が経費として計上されていれば、常識の範囲を超えていると判断される可能性があります。経費となるかどうかは、支出額が業界や一般的な常識に照らし合わせて適切かどうかも重要なポイントです。
確定申告で経費にできるもの
確定申告で経費にできるものは次のとおりです。
- 地代家賃：店舗やオフィスの家賃
- 水道光熱費：事業で使用した水道光熱費
- 通信費：事業で使用した通信費
- 消耗品費：事業で使用した紙やペンなど消耗品類の購入費
- 広告宣伝費：広告、チラシ等の制作にかかった費用
- 雑費：その他の経費
- 租税公課
- 修繕費
- 接待交際費
出典：国税庁/必要経費
地代家賃
地代家賃とは、事業用の賃貸物件の賃料のことです。店舗やオフィスのテナント代を地代家賃として、経費に計上できます。
複数物件を借りている事業主が地代家賃を計上するときは、勘定科目を地代家賃として、品目に「何の家賃なのか」を明記しておくと決算書類を作成する際の混乱を防げます。
水道光熱費
店舗やオフィスで使用した水道代、電気代、暖房代は水道光熱費として計上できます。水道光熱費は、1つにまとめて経費として計上することも、費用を項目ごとに分けて計上することも可能です。
1つにまとめることで申告書類の記入が簡便になるため、一般的に1つにまとめて費用計上することが多いでしょう。一方で、経費の中で水道、電気、ガスのどの支出が多いかを把握して管理したい場合には、それぞれを分けて記録し、計上する方法が効果的です。
分けて管理することで、節約の必要性や効率的な光熱費利用のための見直しがしやすくなります。いずれの方法も認められているため、事業内容や管理の目的に応じて選択することが重要です。
通信費
仕事で使用しているインターネット回線やスマートフォンの通話料、郵便代などは通信費として経費計上可能です。プロバイダー料金、ファックス、固定電話、切手代も通信費に含まれます。
細かな費用の分類には注意が必要で、例えば取引先に物品や商品を納品する際の配送料は荷造運賃として処理され、通信費には含まれません。また、顧客や取引先にダイレクトメールを送付して自社商品の宣伝を行う場合、その主な目的が宣伝であるため広告宣伝費として処理されることが一般的です。ただし、宣伝目的での郵送費用が少額の場合は、通信費に含めて処理することもあります。
細かい分類を把握するのは大変ですが、経費の正確な分類は、税務処理の透明性と正確性を保つために重要です。
消耗品費
消耗品費とは、事業で繰り返し消費される物品の購入費用のことです。消耗品費には、10万円未満の減価償却資産の取得も含まれます。事務用品費や備品費など、消耗品費と区別が難しいものについては、消耗品費にまとめてもよいとされています。
消耗品費として計上できるのは、紙やペン、ガソリン、帳簿やファイルなどです。加えて、使用可能期間が1年未満、もしくは取得価額が10万円未満の什器備品の購入費も消耗品費として計上できます。
パソコンやタブレットを購入したとき、10万円以上であれば減価償却資産に当たりますが、10万円未満なら消耗品費として一括して計上できます。
広告宣伝費
パンフレット、チラシ、カタログ、ホームページ制作、看板、年賀状の印刷代などを広告費として計上できます。展示会にかかった費用や顧客に配るカレンダーの製作費なども広告費の範囲です。
広告費と似たものに、販売促進費があります。販売促進費は、広告宣伝のために作った制作物の配布費用や、割引・クーポンなどのキャンペーンに要した費用などです。経費の使い方は似ていますが、勘定科目が異なる点に注意しましょう。
雑費
雑費は、ひと言でいうと「その他の経費」です。どの勘定科目にも当てはまらない経費は雑費として計上できます。
雑費とされるのは一時的なレンタル代、各種証明書の発行手数料などです。むやみやたらに雑費として計上すると、税務署により調査される可能性があるので注意しましょう。雑費の目安は経費の5～10％といわれています。
租税公課
租税公課とは、公共団体に納付する税金や公共団体以外から徴収される費用を含む費目で、租税と公課を合わせた造語です。租税には事業税や固定資産税など公共団体に対する税金が含まれ、一方で公課は、商工会議所会費など公共団体以外の機関に支払う料金が該当します。
ただし、罰則として課せられる交通違反金や延滞税などは経費として計上できません。また、消費税に関しては、税込みで経理処理を行っている場合のみ経費として認められますが、税抜き処理を行う場合は経費対象から除外されます。
出典：国税庁/ No.5300 租税公課等の損金算入の可否と租税の損金算入時期
修繕費
修繕費は、経営上必要な修理や改修にかかる費用を指し、設備や建物の適切な状態を維持するための維持管理や、破損時の原状回復費用が対象です。壁の修理や設備の交換など、事業のために必要な状態を保つための支出が該当します。
しかし、修繕費として認められるのはあくまで原状回復や維持管理の範囲に限られ、原状回復を超えて新たな価値や機能を付与する改修は資本的支出として扱わなければなりません。資本的支出は、固定資産として計上され、減価償却により分割して経費として処理されます。
修繕費と資本的支出の区分を誤ると、税務調査で修正を求められる可能性があるため、費用の性質を明確に判断することが重要です。事業にとって必要な経費を正確に区分することで、節税対策にもつながります。特に、高額な支出は経費区分の確認を徹底しましょう。
接待交際費
接待交際費は、事業に関連する取引先や顧客に対する接待、謝礼、贈答などにかかる費用を指します。接待交際費は原則として損金不算入とされていますが、特例措置が設けられており、事業者の資本金や出資金の額が1億円以下かどうかで取扱いが異なるため注意が必要です。
資本金が1億円以下の中小企業であれば、一定額まで経費として計上できます。また、令和6年度の税制改正により、1人あたり10,000円未満の飲食費は経費として計上できなくなりました。接待交際費の支出管理が一層重要となるため、税務処理を適切に行う必要があるでしょう。
出典：国税庁/No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算
出典：経済産業省/令和6年度（2024年度）経済産業関係 税制改正について
確定申告で経費として計上できないもの
原則として、事業に関連のない物は経費として計上できません。事業かプライベートかあいまいなものの経費計上には十分に気を付けましょう。
- 旅行を含む出張
- 商談を含む食事会
- 車のローン
- 食費
- 福利厚生関連の支出
- 借入金の元本返済分
旅行を含む出張
旅費交通費として計上できるのは、電車ダイヤ航空運賃、駐車場代、出張のための宿泊費や食事代などです。前提として、事業のための旅費である必要があります。
また、個人事業主が出張で日当を計上することは認められていません。かならず実費までとなります。出張費として計上する場合は、宿泊先等で社名・または屋号・個人名が入った領収書を受け取っておきましょう。
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商談を含む食事会
飲食の目的が商談であれば、経費として計上できます。個人事業主は交際費として計上しましょう。
例え取引先との食事でも、打ち合わせや会議、商談・接待の要素がなくプライベートな食事の場合は経費になりません。
車のローン
車を経費として計上するためには、減価償却資産として計上する必要があります。また、車は必ず事業用である必要があります。プライベートでも使用する場合には、家事按分が必要です。家事按分する場合は、購入費の一部を毎年減価償却することになります。家事按分する場合は、購入費の一部を毎年減価償却することになります。
食費
事業主個人のためのものは経費として認められないため、通常の食事は経費になりません。
ただし、カフェで仕事をした際のカフェ代は雑費などの経費として認められます。この場合でも、カフェ内での食事分は経費として計上できない点に注意しましょう。
税金
事業主が支払う税金も、経費になるものとならないものがあります。
| 経費として計上できないもの | 経費として計上できるもの | |
| 勘定科目 | 所得税 住民税 事業主の健康保険と国民年金 相続税 贈与税 延滞税 など | 印紙税 消費税 個人事業税 固定資産税・都市計画税 自動車税 不動産取得税 登録免許税 など |
事業主個人が支払うものか、事業として支払うものかで扱いが変わります。
福利厚生関連の支出
個人事業主の場合、福利厚生関連の支出は、経費として計上できません。福利厚生費は、事業で従業員を雇用する場合に、その従業員の福利厚生を目的とした支出を指します。そのため、事業主本人のみで事業を行っている個人事業主は、対象となる従業員がいないため、福利厚生費を経費に含められません。
また、家族経営の場合でも同様で、家族であっても従業員としての福利厚生費は経費計上できません。さらに、たとえ従業員を雇用していたとしても、支出が役員のみを対象とする場合は、福利厚生費として認められず経費にならないことに注意しましょう。
従業員全体に対する福利厚生支出であるかが重要な判断基準となり、税務上の処理で正しく分類することが求められます。
出典：国税庁/福利厚生費
借入金の元本返済分
借入金で、元本部分の返済は経費として計上できないことに注意しましょう。融資を受ける際、融資額自体はあくまで返済が必要な借入金であり、売上や収入には含まれないため、借入金の返済は事業の利益に影響を与えません。
そのため、返済した元本部分は経費に該当せず、確定申告で経費として扱えません。一方、借入金に対する利息は、事業活動のための実質的な費用とみなされるため、経費としての計上が認められます。
元本と利息を正確に区分し、利息のみを経費に含めなければなりません。特に複数の借入がある場合、利息分の計上漏れや過剰計上が生じやすいため、返済明細を確認しながら正確に申告を行うことが求められます。
出典：国税庁/令和５年分 収支内訳書（不動産所得用）の書き方
確定申告で家事按分が必要なケース
家事按分とは、事業用とプライベート用を兼ねるものの支出を計上する際に、事業分とプライベート分の比率を決めて計上することをいいます。
家事按分が必要なケースとして、次の例を解説します。
- 家賃の按分
- 水道光熱費、通信費の按分
- 自動車使用の按分
- 白色申告での按分
それぞれの詳細をみていきましょう。
家賃の按分
自宅兼事務所のように、事業用とプライベート用で1つの建物を兼用している場合でも、家事按分を行って事業分を経費として計上できます。
地代家賃の場合、借りている建物の面積のうち3割が事業用で7割がプライベート用なら、事業用とプライベート用の割合は3：7となります。家賃が月100万円だった場合は、30万円は経費として計上できますが、70万円は経費になりません。
水道光熱費、通信費の按分
地代家賃と同じく、自宅スペースの一部を店舗や事務所としている場合、使用している割合で家事按分を行います。
水道光熱費の場合は使用時間（業務時間）を24時間から差し引いて計算が必要です。8時間労働なら、事業用として使用している時間は24時間のうちの3分の1です。この場合、経費として計上できるのは総額のうちの約3割となります。
ネット回線やスマートフォンを事業とプライベートの両方に使用している場合は、家事按分を行います。こちらも業務時間をベースにして割合を決定するといいでしょう。
経費として計上できる額に上限はありません。ただし、家事按分を行う場合は事業とプライベートの比率に注意しましょう。
自動車使用の按分
自動車使用の経費を仕事とプライベートに按分する際、一般的には走行距離か日数を用います。走行距離による按分は、仕事での使用分とプライベート使用分を具体的に区別できるため、正確な按分が可能です。
ただし、正確さを保つためには、自動車を使用するたびに走行距離とその用途を記録しておかなければなりません。正確な記録は労力がかかるため、日数での按分が代替手段として利用されることがあります。
日数による按分では、仕事の日は仕事以外の用途に使っていないとみなします。走行距離の記録が不要なため手間が少なく、簡単な点がメリットとして挙げられるでしょう。按分の方法を選ぶ際は、事業の実態や経理上の管理がしやすい方を考慮して、適切に判断することが重要です。
白色申告での按分
白色申告者が家賃や光熱費などの家事按分を経費に計上するためには、事業での使用割合が50%以上であることが条件となります。白色申告者は、事業とプライベートの使用を明確に区別しなければなりません。
家賃の按分を考える場合、仕事で使用している部屋の割合が30%とすると、青色申告者であればその30%を経費として計上できます。一方で、白色申告者の場合、割合が50%未満であるため経費として計上することは認められません。
白色申告者は、事業としての使用割合が高い場合にのみ家事按分が可能で、事業用のスペースや設備の使用が主に事業目的であることを証明できなければなりません。
確定申告の経費の書き方
例として、青色申告事業者の確定申告における経費の書き方を紹介します。
引用元
国税庁ホームページ（https://www.nta.go.jp/）：引用のうえ加工
青色申告決算書、1枚目画像の赤枠部分に経費を書き込んでいきます。数字を記入する欄に対する勘定科目が記載されています。それぞれの勘定科目の1年分を合算して数字を入れていきましょう。
実際に書き込むとこのような形になります。
確定申告でのレシートや領収書の扱い方
経費を計上するうえで大切なのが、裏付けとなる領収書・レシートです。確定申告でのレシートや領収書の扱い方に関して、次のポイントを解説します。
- 紙での取り扱い
- 電子データの領収書の取り扱い
それぞれの内容をみていきましょう。
紙での取り扱い
紙での領収書やレシートを受け取ったら必ず「日付」「金額」「店名・住所」「購入品名」が記載されているかを確認しましょう。誤解されがちですが、上記の必要項目が記載されていれば、領収書ではなくレシートによっても経費を計上できます。
なお、経費計上に用いたレシートや領収書には、保管期限があります。白色申告の場合は5年、青色申告では7年間保管しておかなければなりません。
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出典：国税庁/ No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度
電子データの領収書の取り扱い
2022年の電子帳簿保存法改正により、領収書やレシートを電子データとして保管する際の手続きが簡素化されました。これまで必要だった税務署長の事前承認が不要となり、電子データ保管へのハードルが低くなっています。
また、スキャナで領収書やレシートを保存する際のタイムスタンプ要件も緩和され、事業者は電子保存に取り組みやすくなりました。一方で、電子データとして受け取った領収書やレシートは紙に印刷せず、必ず電子データのまま保管することが義務化される規制強化も行われています。
データ改ざん防止や正確な情報管理が求められ、デジタルデータでの運用環境を整えることが必要です。
まとめ
原則として、経費として認められるのは事業に使うものだけです。車や家賃も、事業として使う部分だけを家事按分して経費計上します。旅行をともなう出張や、プライベートか仕事かわかりづらい食事には注意が必要です。
また経費で買い物や飲食を行った際には、必ず領収書かレシートを受け取りましょう。経費を正しく申告しなかった場合、脱税とみなされ追徴課税の対象となってしまうこともあります。事実に基づいた経費計上を行いましょう。
