自らが経営する店舗が発展し、系列店を持つまでになることは経営者にとって喜ばしいものですが、規模が大きくなるにつれて在庫管理はどんどん複雑化します。
本記事では、大型店舗経営者または多店舗展開をするチェーン店オーナーの方に、「在庫引き当て」と呼ばれる在庫管理方法をご紹介。在庫引き当てを行う際、在庫管理システムの利用が有効な理由を併せて解説します。
在庫引き当てとは？
在庫引き当てとは、実際にお店にある在庫数から、すでにお客様から注文を受けていて販売待ちの状態にある在庫を引いておくことを指します。
たとえばお店に在庫が100個あったとして、翌日に80個を購入したいと注文が入っているとします。この場合は、翌日販売予定の80個分を前もって在庫数の100から引いておき、在庫数は100-80の「20」とカウントします。この一連の作業を、在庫引き当てと呼んでいます。
在庫引き当てを行う理由
在庫引き当てを行う理由は、「販売可能在庫」を適切に把握するためです。先ほどの例で見ると、お店には100個の在庫がありますが、翌日に80個の注文がすでに入っているため、実際に販売できるのは20個のみということになります。
この程度の規模でしたら頭の中で覚えておくこともできますが、何万・何十万という在庫を抱える大規模店舗や、系列店をいくつも持つチェーン展開のお店では、とても管理しきれません。その結果、在庫がないのにあると答えてしまったり、在庫があるのにもかかわらず販売できなかったりといった事態を引き起こし、お客様とのトラブルを招くおそれもあります。
「実際に販売できる数＝販売可能在庫」を正確に把握するためには、在庫引き当てを行っての在庫管理が欠かせません。お客様にスムーズに買い物をしていただくためにも、お店の規模が大きくなり在庫管理に手が回らなくなった時点で、在庫引き当てを行うことがマストになってくるでしょう。
在庫引き当ての方法
在庫引き当てを確実に行うには、注文を受けるたびに倉庫へ行き、その場で数えた在庫数から注文数を差し引くのが一番です。しかし膨大な手間と労力がかかるため、この作業を都度行うのは現実的ではありません。
おすすめなのは、在庫管理システムを利用して、在庫引き当てを行う方法です。
在庫管理システムとは、在庫数をデータ化して取り込むことで、実際に倉庫に行かなくとも在庫数の変動を管理できるツールです。倉庫内で在庫数の変動があるごとにデータ上の数値も変わり、リアルタイムで在庫数を把握できます。
在庫管理システムのメリット
在庫管理システムを用いて在庫引き当てを行うメリットは、下記の2点に集約されます。
- 在庫照会が容易
- オフライン利用が可能
在庫照会が容易
在庫管理システムがあればオンライン上で在庫数をリアルタイムに把握でき、管理業務が大幅に省人化されます。特に多店舗展開をしているチェーン店では、他店の在庫状況も同時に共有することで、店舗間で在庫を融通したり補填し合ったりと、より柔軟な在庫管理が可能になってきます。
また、大口の注文が急に入った時でも、瞬時に複数店舗の在庫状況を確認することができ、販売機会を逃すことがありません。「今すぐに●個欲しい」といったリクエストにもすぐに応えられ、顧客満足度も向上するでしょう。
こうしたレスポンスの良さは、スピード優先の現代において強力なアピールポイントになります。
オフライン利用が可能
オフラインでも利用できる在庫管理システムであれば、急な停電や災害時にも安心です。現場の流れを止めることなく業務が進行し、営業機会の損失を起こさせません。
在庫管理システムで在庫引き当てを行う際の注意点
在庫管理システムを利用して在庫引き当てを行う際には、以下の2点に気をつけなければいけません。
- 実際の在庫数とシステム上の数値を一致させる
- 「どこに」「何が」「いくつあるか」を正確に把握する
在庫管理システムは便利なツールですが、システムへの在庫数の登録を正確に行わなければ意味がありません。
なお、最新の在庫管理システムはバーコードを利用した登録が主流となっており、スキャナーで読み取るだけで在庫数をカウントできるため、ミスが起きる余地は最小化されています。ヒューマンエラーを極力抑え、実際の在庫数とシステム上の在庫数を確実に一致させるようにしましょう。
また数は合っていても、在庫がどこにあるかを把握できなければ、急な注文等に対応することができません。数値上は十分な在庫があることになっていても、実際の置き場所が隣県の系列店や遠方の倉庫では、すぐにそろえることができないからです。
「どこに」「何が」「いくつあるか」をセットにして、正確な在庫のありかを常に把握できる状態を保ってください。
関連記事：情物一致とは～データと現物のズレで生じる問題とその原因
まとめ
在庫引き当ては、大規模店舗やチェーン店にとっては欠かせない作業で、正確性の担保と効率化には在庫管理システムの導入が必須となります。
ただし、システムへの登録を怠っては、宝の持ち腐れとなってしまいます。レジ連動型のシステムを導入するなど、工数が極力削除されたシステムを選ぶことで、運用効率も高まるでしょう。自店に最適な在庫管理システムを導入し、正確な在庫引き当てを実行するよう心がけてください。
関連記事：
POSレジで在庫管理がおすすめ？メリット・デメリットを解説！
適正在庫とは？在庫管理・維持のポイントや適正数の計算方法
在庫回転率とは？計算方法や適正在庫を維持、回転率を上げるためのポイント
よくある質問
在庫引き当てとは、実際にお店にある在庫数から、すでにお客様から注文を受けていて販売待ちの状態にある在庫を引いておくことを指します。
在庫引き当てを行う理由は、「販売可能在庫」を適切に把握するためです。「実際に販売できる数＝販売可能在庫」を正確に把握するためには、在庫引き当てを行っての在庫管理が欠かせません。お客様にスムーズに買い物をしていただくためにも、お店の規模が大きくなり在庫管理に手が回らなくなった時点で、在庫引き当てを行うことがマストになってくるでしょう。
