棚卸差異が起こる原因とは？現場と多店舗展開本部でできる改善方法

帳簿上と実際の在庫数が合わない「棚卸差異」にはさまざまな原因が考えられるため、一つひとつ改善していかなければ、発生を根本的に抑えることは困難です。本記事では、棚卸差異が起こる原因を解説するとともに、原因に合わせた改善策をご紹介します。

棚卸差異が起こる原因

帳簿上の在庫数と実際に抱えている在庫数が一致しない状態を、棚卸差異といいます。この棚卸差異には、棚卸当日に起こるものと日々の業務で起こるものの2種類があり、それぞれの原因には、以下が考えられます。

＜棚卸当日に起こる棚卸差異の原因＞

• 在庫カウントミス
• 入力ミス
• 集計ミス

＜日々の業務で起こる棚卸差異の原因＞

• 事務処理ミス
• 現品管理ミス
• 仕入れ先のミス

棚卸差異は、決して現場だけの問題ではありません。事務を担当している管理部門や、仕入れ先など社外のミスによって起こることもあるものなのです。

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在庫カウントミス

在庫の数え間違いが棚卸差異につながるケースは多くあります。同じものを2回数える、本来数えるべき在庫を数え忘れるなどして、結果的に在庫差異が発生してしまうのです。人の手で在庫をカウントしていれば人的ミスを100%防ぐことはほぼ不可能なため、棚卸差異が起きてしまう可能性は排除できません。

入力ミス

数えた在庫を入力するときに発生する入力ミスも、棚卸差異の原因です。棚卸表に品番や記入欄を間違えて記入してしまったり、PCに転記する際にタイプミスをしてしまったりと、結果的に在庫数が合わなくなってしまうのです。

集計ミス

数え間違いだけでなく、在庫の集計を間違えることでも在庫差異が起こります。集計すべき在庫を集計していない、一度集計した在庫を再び集計してしまうなど、正しく在庫を数えたとしても集計時にミスをしてしまう可能性があるのです。

事務処理ミス

事務処理上のミスが棚卸差異を引き起こすことも。毎日の在庫を手書きシートやExcelなどで管理していれば、入力間違いなどの人的ミスが起こりかねません。また、数字を読み間違えて計算が合わなくなったり、伝票処理が漏れていて在庫数が変わってしまったりすることもめずらしくありません。

現品管理ミス

管理している在庫に対して起こるミスも、棚卸差異の一因です。例えば、誤って在庫を破損させてしまうと、実際に手元にあっても販売できない欠損品となります。結果、販売可能な在庫が減少してしまうのです。ほかに、管理していたはずの在庫を紛失する、別の場所に移動して計上し忘れるといったミスなどでも棚卸差異が起きてしまいます。

仕入れ先のミス

仕入れ先がミスをすることでも棚卸差異は起きてしまいます。例えば、納品数を間違えたり、品物を間違えたりすると、在庫の数が合わなくなります。伝票漏れ記載間違いによる差異も起こり得るので、仕入れをするときは納品された内容や伝票に間違いがないかどうかきちんと確認することが大切です。

棚卸差異を改善する方法

棚卸差異を改善するために、以下の4つの方法を検討してみましょう。

• 検品作業のマニュアル化
• みなし出庫の活用
• ロケーション管理の最適化
• 情報と現物が一致する体制の構築

検品作業のマニュアル化

差異を出さない適切な在庫管理のためには、正しく検品を行うことが重要です。そのために、検品作業をマニュアル化し、誰でも正しく検品ができるよう業務を整備すると良いでしょう。

例えば、仕入れ先から商品が届いたとき、注文どおりの品と数であるかをきちんと確認する。また、破損や汚損がないかを見ておく。一例ですがこのように検品作業をマニュアル化しておくことで、棚卸差異の発生を抑えられます。

みなし出庫の活用

伝票を使わず、出庫実績の報告だけ入出庫したとみなす帳簿上の処理「みなし出庫」を活用すると、棚卸差異の改善に役立ちます。出庫処理を簡略化することで人的ミスを減らし、在庫の数が合わないという問題を解消できるのです。

みなし出庫を活用する場合はシーンを選ぶ必要があります。基本的には、付属商品や抱き合わせ商品などを管理する際、出庫情報を1回にまとめるときに便利です。活用シーンを見極めて、正しく取り入れるようにしましょう。

ロケーション管理の最適化

ロケーション管理を最適化することも、棚卸差異の改善につながります。ロケーションとは、在庫の置き場所を示すものです。ロケーション管理を適切に行うことで在庫を探し回る手間が省け、正しい在庫把握につながりカウントミスなどを防止できます。

ロケーション管理には、以下の3つの方法があります。

• 固定ロケーション
• フリーロケーション
• ダブルトランザクション

固定ロケーションとは、アイテムの種類ごとに置き場所を決める方法です。どこに何を保管しているのか覚えやすいというメリットがありますが、置き場所を固定しているためスペースが空いても他のものを置くことはできません。

フリーロケーションは空いているスペースにどんどんアイテムを置いていく方法です。在庫管理の効率化にはつながりますが、保管場所が固定されていないため覚えにくく、管理システム導入などの対策が必要となります。

ダブルトランザクションは、固定ロケーションとフリーロケーションを組み合わせた方法です。ピッキングエリアでは固定ロケーション、ストックエリアではフリーロケーションを採用することで、効率的なピッキングと在庫管理を実現します。

3つのロケーション管理方法はそれぞれ特徴が異なります。現場に適した管理方法を選択することで在庫管理業務を効率化し、棚卸差異の改善につなげましょう。

ロケーション管理について、以下の記事で詳しく解説していますので合わせてご確認ください。

関連記事：ロケーション管理とは？ロケーション管理の種類・改善方法とエクセルで管理するデメリット

情報と現物が一致する体制の構築

棚卸差異をできるだけ発生させないためには、在庫の情報と現物が常に一致するよう心がけなければなりません。在庫が出荷され現物が倉庫からなくなっても、在庫が出ていったという情報が更新されなければ、帳簿と実際の在庫数は合わなくなります。そのため、現物の動きに合わせてすぐに情報が更新される体制を構築することが重要です。

しかし、情報と現物を一致させるために毎日検品を行うのは、スタッフの負担や費用を考えると難しいという企業も多いです。そこで、棚卸差異が少ない状況を維持するために、在庫管理システムの導入が検討されます。バーコードの読み取りによって在庫の動きを正確に把握できるシステムを活用すれば、情報と現物を素早く一致させることができます。

関連記事：情物一致とは？データと現物のズレ問題と対策方法を解説！

棚卸差異の許容範囲

どんなに気をつけていても、棚卸差異が出てしまう可能性はあります。そこで、棚卸差異をなるべく抑えるための対策を取りつつ、一定範囲内の差異率であれば許容するという考え方を持つことも大切です。例えば帳簿上では在庫が100個で実際の在庫が90個だった場合、棚卸差異率は10%となります。この差異率をできるだけ少なくできるように、対策を取りましょう。

棚卸差異率は会社によって異なり、1%を切る優秀な会社もあれば、10%以上で過剰な在庫を抱えている会社もあります。もちろん棚卸差異率が少ないに越したことはありませんが、最低でも5%、可能ならば2%以下を目指しましょう。

棚卸差異率を損と益に分けて算出する

棚卸差異には、損と益の2つが存在します。棚卸差異率が10%といっても、現状はその中で2種類に分かれているいうことです。帳簿上の数より実際の在庫数が少ないときは棚卸差「損」、帳簿上より在庫数が多いときは棚卸差「益」といいます。

棚卸差損と棚卸差益は、分けて算出する必要があります。棚卸差損と棚卸差益がそれぞれ出ていた場合、両者を合計すると見た目上の棚卸差異率が小さくなる可能性があるからです。その結果、棚卸差異の問題に気づけず、より大きな問題につながってしまうことがあります。

棚卸差異が少ないからと安心するのではなく、必ず棚卸差損と棚卸差益を分けて算出し、オペレーションに問題がないかどうかをきちんと確認しましょう。

在庫管理業務の最適化するPOSシステムがおすすめ

POSシステムとは、販売時点情報管理を表す「Point of sale」の頭文字で表した、小売業・飲食業における商品管理システムのことです。商品一つひとつに付けたバーコードを読み取ることで、売上や入出庫などの記録をデータ化し、連動したサーバに自動転送することができます。

これまでの在庫管理システムは、単純に在庫の数と場所を把握するくらいしかできないものもありましたが、POS型のシステムは在庫数や出入庫の時間はもちろんのこと、さらに多様なデータを収集・解析することができます。

たとえば、レジと連動させて「どんな商品がいつ売れて、このペースだとあと●日で在庫がなくなる」、「先月に比べて●％以上売上がアップしているから、次の在庫発注は●個追加する」といったような見込みを立てることができ、売上記録をマーケティングに応用できます。

また、POSシステムは従来のシステムに比べ導入コストが低く抑えられ、操作もシンプルで使いやすいというメリットもあり、いまや情物一致の実現には欠かせないツールとなっています。

関連記事：
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まとめ

棚卸差異が起こる原因を把握し、自社に必要だと考えられる対策方法を取って差異率の減少につなげましょう。また、適切な在庫管理にはシステムの活用も検討していきましょう。

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