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2021.02.17
経営

印象の良いアルバイト採用連絡とは?不採用時の注意点も合わせて解説

店舗を運営する中で、人手が足りなくなった場合などに、アルバイトスタッフを採用する機会も多くあることでしょう。面接を行い採用・不採用を決めたら、相手に結果を連絡することになりますが、この際に正しい連絡方法を採らないと、自店のイメージダウンといった悪影響につながってしまうことがあります。

本記事では、アルバイトの採用連絡時のコツや注意すべき点について解説します。

アルバイトの採用連絡方法

アルバイトの採用連絡方法

アルバイトの採用連絡は、以下の手順で行うとスムーズです。

  1. 初回出勤時に持参してほしい物・シフト意向のメモを作成する
  2. 指定時間あるいは日中に連絡する
  3. 初回出勤について説明する
  4. ポジティブな言葉を添える

初回出勤時に持参してほしい物・シフト意向のメモを作成する

まず、採用連絡の電話をする前に、初回出勤時に持参してほしい物と、会社・店舗側が希望するシフト例をまとめたメモを作成します。シフトに関しては、アルバイト採用された方の都合や意向もあるため、他のスタッフとの兼ね合いを見つつ、何パターンか用意しておくといいでしょう。

指定時間あるいは日中に連絡する

採用連絡を電話で行う場合は、かける時間帯は9~17時くらいの日中がベストでしょう。

また、電話以外に、メールやLINEなど予め指定されている連絡手段があれば、必ずその方法で連絡します。「日中は別の仕事をしていて電話に出れない」「LINEだけでメールはほとんど見ない」といった事情がある方もいますので、指定通りの方法で行ってください。

初回出勤について説明する

採用者と連絡がついたら、メモを見ながら必要事項を伝えます。持ち物やシフトについて相手から了解を得られたら、続いていつが初回出勤日になるか話し合いましょう。初回出勤日はできるだけ相手の希望を優先するようにしてください。

ポジティブな言葉を添える

採用連絡を締めくくる際には、一言ポジティブな言葉を添えるとよいでしょう。これからお店の一員として大切な人材になってもらうわけですから、事務的な連絡事項だけに終始するのは望ましくありません。

電話でもメールでも、最後に「一緒に頑張りましょう!あなたの能力に期待しています。」といった文言を付け加え、採用者のポジティブな労働意欲を促してください。

アルバイトの不採用連絡方法

面接の結果、不採用と決まった方に対しても、もちろん連絡を怠ってはいけません。採用時に比べて気の進まない連絡となりますが、次の手順で行いましょう。

まず初めに、不採用であることを簡潔に伝えます。その際相手の心情を気遣い、お店に対して悪いイメージを持たれないよう、ことさらに丁寧な言い方をする必要があります。実際はそうでなかったとしても、「応募者多数のため大変厳しい選考になった」など、やむを得ず不採用になってしまったという表現にするといいでしょう。

不採用を承諾してもらえたら、履歴書返送の有無について必ず伝えるようにしてください。個人情報保護の観点から、履歴書の取り扱いははっきりとさせておく必要があります。もし返送しない場合には、店側で責任をもって破棄すると明言しましょう。

ちなみに、面接時に「不採用時には連絡せず、採用の場合のみ連絡する」旨を伝えている場合には、連絡しなくとも問題ありません。この方法であれば、採用者から辞退が出てしまった場合に、不採用者を繰り上げることも可能になります。

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合否連絡時の注意点

合否連絡時の注意点

アルバイト採用の合否連絡時に注意すべきポイントは下記の4点です。

  • 必ず合否の理由を説明する
  • 採用連絡はなるべく早く行う
  • 不採用予定者にすぐに「不採用連絡」をしない
  • 履歴書の返送・破棄について通知する

必ず合否の理由を説明する

まず当たり前のことですが、採用・不採用いずれにしても、その理由をはっきりと述べるのが大切です。特に不採用の場合は「自分のどこがいけなかったのか」と気になってしまうため、理由をうやむやにするのは良くありません。

とはいえ、「面接時の態度が悪かった」「長髪が不潔に見えた」など、本当の理由をストレートに言ってしまうと応募者を傷つけてしまい、お店に対して悪いイメージを持たれることもあります。ここは嘘も方便で、心情を傷つけないよう気を使いましょう。前述した通り「応募者多数のため、やむなく不採用にした」という理由が、もっとも無難でおすすめです。

採用連絡はなるべく早く行う

採用の連絡は、なるべく早く行うのもポイントのひとつです。

応募者は採用連絡を待っている間、ずっと不安な気持ちでいます。他のアルバイトにも応募してすでに採用が出ており、こちらの連絡待ちをしている状態かもしれません。採用連絡までに時間がかかってしまうと、待ちきれずに他のアルバイト先に流れてしまうこともあります。優秀な応募者ほど他のお店に採られてしまう可能性が高いため、辞退を避けるためにも採用連絡はなるべく早く行いましょう。

一般的には、面接から遅くとも1週間以内の合否連絡が常識とされています。

不採用予定者にすぐに「不採用連絡」をしない

採用連絡はすぐにでも行うべきですが、一方で不採用連絡はできるだけ遅らせた方がベターです。その理由は、採用予定者に辞退されてしまった場合に備えるためで、不採用連絡をしていなければ、繰り上げて採用することができるからです。

いったん不採用の連絡をした後で「やっぱり採用です」とするのはお互いに気まずく、アルバイトとして働き始めた後も不信感はぬぐえないかもしれません。また、不採用を取り消して繰り上げ採用とする場合、再度面接を行う必要性も出てきます。

不採用連絡はなるべく遅めにするか、前述した通り「不採用の場合は連絡しない」と決めておくのもひとつの手です。

履歴書の返送・破棄について通知する

応募者に不採用の連絡をする際は、提出してもらった履歴書の取り扱いについても必ず言及するようにします。応募者に返送するのであればその旨を伝え、店側で破棄する場合は、シュレッダーや焼却など、どのような手段で破棄するのかを含め連絡しましょう。これは、応募者を安心させることはもとより、店側が個人情報保護を徹底していることをアピールするためでもあります。

昨今、個人情報の取り扱いに関しては非常にセンシティブになってきていますので、もしお店にシュレッダーなどがない場合は、経費での購入も検討してください。

まとめ

アルバイトの募集をかけた際、採用・不採用は必ず発生する事案です。万が一不採用になってしまった場合でも、お店自体を悪く思われないためにも、合否連絡のマナーは必ず守りましょう。せっかく自分のお店に応募してくれた方を怒らせたり、不信感を抱かせたりしないよう、正しい採用連絡方法を実践してください。

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