在庫管理表は、店舗や会社に保管している商品や原材料等の入出荷日や品目、数量を把握・管理する「在庫管理」を適切に行うために使用するツールです。在庫管理表は使用するそれぞれの店舗・会社で使いやすいように独自のものを作成・利用できます。
在庫管理表とは
在庫管理表は、仕入れた商品や原材料をいくつ保管しているのか、いつ仕入れて入庫したものかなどを正確に把握・管理するために使用する表です。在庫管理表を用いることで、在庫の量と、在庫それぞれの使用期限や賞味期限などの情報が可視化され、発注と在庫の品質コントロールが容易になります。
在庫管理表には、手書きで表に記入して手計算する方法や、エクセルの表に入力し関数を使って自動的に計算する方法などがあります。
在庫管理表の目的
在庫管理表を作り活用する目的は次の通りです。
- 在庫の数を可視化する
- 在庫データをまとめて管理しやすくする
- 在庫情報を共有する
- 在庫管理・発注業務の負担軽減
- 棚卸し業務の負担軽減
在庫を在庫管理表にまとめることで、現在の在庫数を正確に把握するだけでなくデータとして可視化できます。データを可視化した後はまとめて管理し、社内で在庫情報を共有すれば、誰もがいつでも在庫をチェックして入出庫の判断ができるようになることもメリットです。
また、在庫管理担当者や発注業務担当者の業務負担を軽減できるほか、決算時の棚卸し業務の負担軽減にもつながります。
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在庫管理表の重要性
在庫管理表は、会社や店舗にとって重要な意味を持つツールです。
- 「在庫＝資産」の動きが明確になる
- 過剰在庫や在庫切れを防げる
- 仕入れ量の調整と在庫の品質管理に役立つ
在庫管理表が活用されなければ、正確な在庫を把握できません。在庫とは、いわば会社の資産です。資産の流れを理解しないで経営を続けるのがどのような状況かと考えれば、在庫管理表の重要性がわかります。
在庫状況を可視化できていない状況下では、不必要な在庫を抱えてしまったり、必要な商品を補充できずに在庫切れを起こしてしまったりする可能性が生じます。また、在庫数に応じて仕入れ量を調節することは、商品の適切な品質管理にもつながります。
在庫管理表の書き方
在庫管理表には「これでなければならない」というフォーマットは存在しませんが、最低限以下のような項目を記載すると良いでしょう。
- 日付
- 商品コード
- 商品名
- 入庫数
- 出庫数
- 在庫数
- 備考欄
日付
在庫管理表には日付記入欄が必須です。入庫、出庫など、なにか処理を行うごとに記入しましょう。「〇月〇日/～～入庫200/在庫400」というように記入しておけば、後々、〇月〇日時点の在庫数を調べたい、となった場合にも簡単にさかのぼって調べられます。
商品コード
商品コードや品番も入れておけば、商品ごとの在庫の流れを見る際に便利です。取扱商品数が多い店舗では、商品名だけ入れても「同じ商品名で発売日が別」「付属品が異なる商品」といった商品などが混同してしまう可能性があります。
商品名
商品コードがあれば商品名はいらないと考えるかもしれませんが、商品名が書いてあれば一見してどの商品のことなのかがわかります。商品コードとあわせて、商品名も記載するようにしましょう。
入庫数
入庫数とは、発注した商品を保管した数を示します。何月何日にどんな商品をどのくらいストックしたのかを記録するために必要です。入庫数を記入しなければ、現在の在庫数が把握できません。
出庫数
ストックしていた商品が売れたら、出庫数に販売個数を入れます。いつ、どんな商品を出庫したのか記入しましょう。入庫数と同様に出庫数も記入しなければ、現在の正確な在庫数の把握ができません。
在庫数
実際の在庫数をチェックして、在庫管理表に記入します。在庫数は、「入庫数－出庫数」の計算式で導き出されます。
実際の在庫数と、在庫管理表にある入庫数と出庫数から導き出された在庫数に相違がある場合には、どこで間違いが起こってしまったのか原因を調べる必要があります。在庫管理表から計算した在庫数よりも実際の在庫数が少ない場合には、紛失や盗難などが起こっているかもしれません。
入庫数、出庫数、在庫数の3つを日付とともにチェックすることで、いつまでも残っている在庫がないか、不足しそうな商品がないかを確認・把握できます。
備考欄
備考欄には在庫が保管されている場所や在庫の状態を記入しておくと、次の在庫管理や棚卸しの際に役立ちます。商品ごとに在庫がどの場所にあるのかを在庫管理表に記しておけば、出庫作業にかかる時間を短縮できます。
出庫前に在庫の場所を移動させた場合には、移動場所も在庫管理表に記しておくように徹底すれば、在庫管理担当者のみしか在庫の位置を把握できないといった事態を避けられます。
在庫管理表の作成方法
在庫管理表の作成には、主に3つの方法があります。
- 手書き
- エクセル
- POSレジ
手書きの在庫管理表は、ITツールやパソコンに慣れていない人でも簡単に作成できます。エクセルで在庫管理表を作るときには、自動で計算できるように関数を用いるのが一般的です。POSレジと連動し、販売ごとに在庫が自動更新される在庫管理表なども存在します。
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手書き
手書きの在庫管理表は、表自体を手書きで作る方法のほか、テンプレートをダウンロードしてプリントアウトする方法があります。
新しく在庫管理表を作るのなら、テンプレートをダウンロードして使用すれば時間の短縮につながりますが、自社の管理方法とマッチしないこともあります。徐々に自社の形にカスタマイズしていき、使用しやすい在庫管理表へ近づけていくとよいでしょう。
手書きの在庫管理表は、使い方を教える必要がなく、誰でも使えることがメリットです。ただし、紛失のリスクがあるほか、データの一括処理や必要なデータを引き出すことには向いていません。情報が流出しないよう、保管の方法にも十分に気を使う必要があります。
エクセル
エクセルで在庫管理を行う場合は、関数やマクロを用いて自動計算機能つきのファイルを自分で作成するほか、こちらもテンプレートをダウンロードして使用することも可能です。
自動計算機能をつけたエクセルの在庫管理表は、表に直接入力していくだけで在庫数が計算できます。データの保存も簡単で、引き出したいデータがあるときは検索機能を使えば簡単に必要なデータを見つけられるでしょう。
ただし、データの取り扱いに注意が必要です。間違ってデータを上書きしてしまったり、データが破損したりしないように注意しなければなりません。また、作成者以外の従業員も利用できるよう、シンプルで簡素な表づくりを心掛ける必要があります。
POSレジ
POSレジとは、商品の売り上げデータを記録、分析する「POSシステム」を搭載したレジのことです。POSレジを使った在庫管理では、会計作業と同時に商品に関するデータを記録・集計し、それらのデータをもとに売り上げの管理や分析も行えます。
また、POSレジを導入すれば、在庫管理表を作って管理する必要がなくなります。POSレジの在庫管理機能から在庫状況を呼び出せば、在庫上状況が一覧で表示されますし、POSレジによっては在庫データをCSVデータでダウンロードすることも可能です。
このように、POSレジは活用した在庫管理は便利である反面、スーパーにあるような専用のPOSレジは筐体が大きく高額というデメリットもあります。低コストかつ省スペースなPOSレジや、iPadやタブレットにアプリをダウンロードして使用するPOSレジの導入も検討してみましょう。
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クラウドPOSレジ「POS+」の小売店向けサービス「POS+ retail」
業務効率化と利益向上を支援するクラウドPOSレジ「POS+」の小売店向けサービス「POS+ retail」では、搭載されたさまざまな機能がレジ機能と連動し、店舗運営をサポートします。
- 棚卸・在庫管理機能
- 在庫変動履歴機能
- 在庫の店舗間移動機能
- 発注・入荷・出荷機能
「POS+ retail」の導入により、商品が売れたと同時に自動的に在庫数からマイナスされるなど、在庫管理に関するデータを一元管理できるようになります。さらに、POSシステムから売上データも解析できるため、発注量の調整や経営状況の把握も容易です。
在庫管理を一元化
「POS+ retail」の活用により、在庫管理業務とデータを一元管理できるようになります。
- バーコードの読み取りによる棚卸し作業
- グループ店舗間で発生した在庫の移動履歴の確認
- 会計時に販売した商品を自動で在庫からマイナス
- 発注、入出庫管理
- 検品
数人がかりで何日もかけていた棚卸し作業への負担が大きく軽減されるほか、在庫管理表に手書きで記入したり、エクセルに入力したりする手間もありません。ITツールが苦手な従業員でも、バーコードを読み取るだけならレジ作業と同じ要領で棚卸し作業を進められます。
また、グループ店舗間で在庫の受け渡しをすることもあるアパレル店での在庫管理も容易になります。在庫の不足時には、システムから他店の在庫を照会して出庫依頼まで行えるほか、ミスが発生しがちな在庫の店舗間移動後の在庫管理も、すべて履歴が残っているため正確性が向上します。
売上データ解析
「POS+ retail」では売り上げの分析も可能です。売上データ・来店者データを可視化して、客層別の購買傾向を把握し、季節ごとに変わる売れ筋商品等を予測して入荷に反映させることができます。売上データの解析から導き出した過不足のない入荷で、適切なコスト管理と在庫リスクの軽減を実現し、継続的な健全経営をサポートします。
まとめ
在庫管理表は、会社や店舗にある商品等の在庫数を正確に把握すると同時に、在庫を可視化できるツールです。在庫管理表を利用すれば、社内で在庫情報を共有するのにも役立ちます。
手書きやエクセルで作成・利用することもできますが、より正確な情報を管理していくのなら、POSレジの在庫管理機能が便利です。事業規模や取扱商品数に合わせて、自社に合う在庫管理表や在庫管理方法を検討してください。
