小売店経営や飲食店経営をおこなう上で課題としてよく挙がるのが在庫管理業務です。商品数が膨大なアパレル業界や食材の仕入れが発生する飲食業界では、その分在庫管理にかかる負担も大きくなりがちです。
本記事では、POSレジを使って在庫管理を行うメリット・デメリットについて解説します。
まずは、POSレジについて詳しく知りたい方はこちらの記事が参考になります。
在庫管理とは
在庫管理とは、商品や原材料などを必要なときに・必要な分だけ供給できるよう、適切に管理するために行う業務を指します。商品や原材料の必要十分な数の在庫を維持することで供給過多や在庫不足を防ぎ、売上とコストのバランス維持を図ります。
主な在庫管理の作業は、以下のとおりです。
- 入荷した商品や仕入れた材料の量をチェック・保管する作業
- 注文・販売による出庫数の把握と管理
- 検品や棚卸し
- 在庫管理表に記入し、在庫の状況を適宜一覧チェックする作業
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在庫管理の課題
アパレル業界は在庫管理が複雑な業界の一つです。季節やトレンドによって商品が変わるため、つねに多くの商品を管理する必要があります。
アパレル業界における在庫管理の課題は、主に以下の3つが挙げられます。それぞれみていきましょう。
- 商品数が多いと、手間と時間がかかる
- 検品でミスが発生しやすい
- 在庫を抱えるリスクが大きい
アパレル商品は、前述の理由から商品のライフサイクルが短く、常時在庫の商品数が多くなりがちです。また、在庫の多さから検品ミスが発生しやすく、ライフサイクルの短さから大量の在庫がそのまま負債となるリスクも抱えています。
商品数が多いと、手間と時間がかかる
アパレル業界では、顧客のニーズに合わせて季節ごとに大量の新商品を入荷する必要があります。さらに、トレンドの新製品を色違いで複数の種類を入荷するため、商品点数が膨大になる傾向があります。
また、自店舗で商品が不足してしまった場合、同じグループの他店舗と在庫のやりとりを行う必要があります。これにより、在庫の保管や管理が複雑化し、見落としや数え間違いといった在庫管理の問題が発生しやすくなります。
さらに、従業員間で在庫状況の詳細を共有するのも難しく、棚卸し作業にも多大な時間がかかることが予想されます。
検品でミスが発生しやすい
アパレル品は、トレンドに合わせたデザインや色合いの商品が多く、それぞれが似ているため、検品でミスが発生しやすい傾向があります。
商品数が多いため、検品の際には良品と不良品の仕分けも困難になります。
また、タグの付け間違いや在庫管理表・エクセルシートでの記入・入力にミスが起きやすいのも特徴です。これらの問題があるため、正確な検品と効率的な在庫管理を行うためには、注意深さと高い作業精度が求められます。
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在庫を抱えるリスクが大きい
商品数が多いアパレル業界では、在庫リスクが大きくなることがよくあります。売れ筋商品を入荷する意図があっても、適切な在庫管理を怠ると、どの商品が本当に売れているのかがわからず、無駄な仕入れが発生する可能性があります。
結果として、在庫数を適切に管理できないアパレル店は、定価での販売が難しくなり、頻繁に安売りを行うことになり、売り上げの伸びにつながりません。
また、小売店に商品を卸している場合、一度出荷した商品が返品されてしまうことも少なくありません。この場合、売上が取り消されるだけでなく、一度に大量の商品が返品されることにより、在庫管理業務の負担が増大するリスクも存在します。在庫の管理と返品処理に注意を払うことが重要であり、効率的な在庫管理を行うことでリスクを軽減する必要があります。
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POSシステム以外で在庫管理をする方法
在庫管理には、大きくわけて次の３つの方法があります。
- 在庫管理表に手書きで記入する
- エクセルで表を作成し入力する
- 在庫管理システムに入力する
在庫管理表に手書きで記入する
在庫管理表に手書きで記入していく方法では、在庫管理表をプリントアウトし、倉庫等で一つひとつ在庫を目視で確認しつつ表に書き込んでいく必要があります。在庫管理表には、仕入れ日、品目、入庫数、出庫日、出庫数、現在庫数、場所、在庫品の状態を記入して、終了後にすべて集計し経営活動に役立てます。
在庫管理表による在庫管理は、ITに詳しくない従業員でもすぐに対応できることがメリットです。ただし、すべて目視での確認となるためヒューマンエラーの発生は避けられないでしょう。在庫管理業務に時間がかかりすぎる、記入した紙を紛失するといったリスクがあるのも難点です。
エクセルで表を作成し入力する
エクセルによる在庫管理は、手書きの在庫管理表よりもデータの保存と活用が容易です。自動計算シートを作成し、集計やデータ管理を効率化できます。しかし、入力ミスやデータの上書きミス、トラブルによるデータの消失などが発生する懸念点もあります。
また、エクセルに詳しい従業員が作成したシートは他の従業員に使い方が分からなくなり、業務の属人化を招く可能性もあります。簡単で確実な在庫管理を求める場合は、タブレットPOSレジを検討するといいでしょう。
在庫管理システムに入力する
在庫管理システムを活用し、自動で在庫管理を行っている事業者もいます。業界特化のシステムや受発注機能と連動する販売管理一括システム、販売管理システムと連携する在庫管理システムなど、使い方や自動化の内容はシステムによって異なります。
近年では、クラウド上にデータを保存するシステムが増えており、データ消失のリスクが少なくリアルタイムに在庫が更新されます。
そのほか在庫管理機能単体のシステムでも、バーコードリーダーを使うことで入力の手間が省けるシステムも一般的です。
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POSシステムで在庫管理を行うメリット
適切な在庫管理で健全経営を目指すためには、在庫管理機能のあるPOSシステムの活用が効果的です。POSシステムで在庫管理を行うと、どのようなメリットが得られるのかみていきましょう。
- 棚卸・在庫管理機能
- 在庫変動履歴機能
- 在庫の店舗間移動機能
- 発注・入荷・出荷機能
在庫管理のみを行うシステムでは、商品の入出荷や棚卸しなど在庫管理に関するデータのみの管理となることが一般的で、他システムとの連携が必要となります。
一方、「POS+ retail」では、商品が売れたと同時に自動的に在庫数からマイナスされるなど、在庫管理に関するデータを一元管理できるようになります。POSシステムから売上データも解析できるため、発注量の調整や経営状況の把握も容易です。
在庫管理を一元化できる
POSシステムを導入することで、在庫管理を一元化できるため、数人がかりで何日もかかっていた棚卸し作業の負担が大幅に軽減されます。手書きやエクセルでの在庫管理表への記入作業も不要となります。ITツールが苦手なスタッフでも、バーコードを読み取るだけで簡単に棚卸し作業を進めることができます。
また、アパレル店舗でよくあるグループ店舗間での在庫の受け渡しも容易になります。在庫不足時には、システムを利用して他店舗の在庫を照会し、出庫依頼を行うことができます。在庫の店舗間移動後の管理も、すべての履歴が残っているため正確性が向上します。これにより、在庫管理におけるミスが減り、効率的な在庫管理が実現されます。
売上データの解析が可能
POSシステムで在庫管理を行うと、売上データの解析ができることもメリットの一つ。POSシステムは、リアルタイムで販売データを収集し、売上や在庫の状況を正確に把握できます。
これにより、どの商品がよく売れているか、どの商品が在庫過多なのかなどの傾向を把握しやすくなります。売上データの解析を通じて、売れ筋商品の特定や売上予測の精度向上が可能となります。
また、季節やキャンペーンなどの影響を評価し、効果的なマーケティング戦略を立てることもできます。売上データの解析は、ビジネスの意思決定に貢献する重要な要素であり、POSシステムの活用によって企業の競争力向上が期待されます。
業務効率化につながる
POSシステムで在庫管理を行うことで、業務効率化が実現します。リアルタイムで在庫情報を把握できるため、手動の在庫チェックや棚卸し作業の手間が省けます。
自動的に在庫数が更新されるため、商品の受発注や仕入れのタイミングを最適化できます。在庫切れや過剰在庫を未然に防ぎ、在庫コントロールを効果的に行えるため、在庫管理にかかる時間と手間を大幅に削減できます。
複数店舗の在庫を本部で把握できる
POSシステムで在庫管理を行うメリットとして、複数店舗の在庫情報を本部でリアルタイムに把握できることも挙げられます。
POSシステムは、各店舗での販売や入荷情報を即座に集約し、本部の担当者が一元的に在庫状況を把握できます。これにより、各店舗の在庫レベルや動向をリアルタイムで把握し、在庫不足や過剰を早期に発見して対処することが可能です。
また、需要予測や売れ筋商品の特定も容易に行えます。複数店舗の在庫情報を統合管理することで、効率的な在庫調整や在庫コントロールが実現され、顧客サービス向上やコスト削減につながります。
POSシステムで在庫管理を行うデメリット
POSシステムにおける在庫管理は、メリットばかりでなく、以下のようなデメリットもあります。
初期コストがかかる
POSシステムの導入には、ハードウェアやソフトウェアの購入、カスタマイズやトレーニングにかかる初期コストが必要です。とくに中小企業などの予算に制約のある場合、導入コストがハードルとなる可能性があります。
ただし、導入後の業務効率化とコスト削減により、長期的には収益向上につながることもあります。
停電時にPOSシステムが使えなくなる
POSシステムは、停電が発生した場合システムが一時的に使用できなくなるといったデメリットもあります。停電対策を行わないと、店舗での販売業務がストップしてしまう可能性があります。
そのため、UPS（無停電電源装置）の導入やバックアップシステムの準備など、停電時の対応策を検討する必要があるでしょう。
ポスタスの「POS+ retail」で在庫管理を効率化
クラウドPOSレジ「ポスタス」の小売店向けサービス「POS+ retail」では、さまざまな機能がレジ機能と連動し、店舗運営をサポートします。
多様な機能を搭載
「POS+ retail」には、在庫管理を効率化してくれる機能が搭載されています。
・棚卸・在庫管理機能
・在庫変動履歴機能
・在庫の店舗間移動機能
・発注・入荷・出荷機能
売上データの解析も可能で、発注量の調整や経営状況の把握も容易になります。
在庫管理業務とデータを一元管理
「POS+ retail」を活用すると、在庫管理業務とデータを一元管理できます。
従来の在庫管理システムでは、在庫データのみの管理で他のシステムと連携が必要でしたが、「POS+ retail」では商品が売れると在庫が自動的に更新されます。
・バーコードの読み取りによる棚卸し作業
・グループ店舗間で発生した在庫の移動履歴の確認
・会計時に販売した商品を自動で在庫からマイナス
・発注、入出庫管理
・検品
まとめ
経営状況の把握と経営判断に欠かせないのが在庫管理です。在庫管理が常時適切に行われている状況を作り上げることで、売上の向上とコストの軽減が見込めます。
入出荷作業や棚卸し、検品などさまざまな業務が含まれる在庫管理は、従業員にとって負荷のかかる業務です。在庫管理システムやPOSシステムを活用して、従業員の負担を軽減しつつ、取得したデータを健全経営に活かしてください。
