あらゆるビジネスの情報化が進む中で、「一元管理」の必要性が叫ばれるようになってきました。しかし、一元管理という言葉について、明確なイメージを持っていない方も多くいます。
ここでは一元管理という言葉の意味を確認したうえで、一元管理を行うメリットやデメリットについて解説。店舗経営での一元管理に適したシステムもご紹介します。
一元管理とは
一元管理とは、複数種類の情報やデータといった対象物を1カ所にまとめ、出し入れしやすいように管理することです。一元管理を取り入れて担当部署または担当者それぞれが管理していたデータを集約することにより、必要になったときにリアルタイムで取り出せるようになります。
また、一元管理を行うことで、経営資源の横断的な活用が可能になり、業務の効率化を実現します。
一元管理と一括管理との違い
一元管理とよく似た言葉に、一括管理があります。しかし、一元管理と一括管理は似て非なるものなので、使い分けには注意しなければなりません。
一括管理とは、複数のものを1カ所にまとめることです。バラバラになっているものを同じ場所に集約するという意味では、一元管理と似ています。
一方、一元管理は対象物を1カ所にまとめるだけでなく、管理方法を統一するという意味も含まれています。この管理方法の統一により、集めたデータや情報を効率的に活用できるようになるのです。
一元管理のメリット
一元管理を行うことで得られるメリットには、以下のようなものがあります。
- 業務時間の短縮
- 情報の利活用の促進
- 業務フローの簡略化
業務時間の短縮
一元管理することで、業務時間を短縮できます。たとえば、業務に関する情報や文書が複数の部署に散らばっていたり、数人の担当者が分けて情報を持っていたりする場合、業務を進めるためには数人に声をかける必要があります。作業を進めるときにいくつもの工程が発生すると、その分業務時間は伸びてしまうでしょう。
情報やデータを一元管理すると、必要なものにスムーズにアクセスでき、業務工数を減らすことができます。結果的に業務時間の短縮につながるのです。
情報の利活用の促進
業務を進めるために必要な情報が一元管理されておらず、バラバラに散らばっている状態では、せっかくの情報を適切に利用・活用することができません。
一元管理を実行し、誰もが共通の情報にスムーズにアクセスできるようになれば、情報の利活用が活発化します。さらに、同じ情報を確認できることで部署間の連携も活性化し、組織の意思決定が素早くなるなど、会社にとってプラスの効果が期待できます。
業務フローの簡略化
データや情報が1カ所に集約されていない状態では、一つひとつの工程を地道にこなしていかなければならず、時間がかかってしまいます。
そこで、一元管理によって必要なデータや情報をまとめることで、たとえば複数人が担当していた業務をひとりでこなせるようになるなど、業務フローを簡略化することができるのです。結果的に、時間削減や省人化につながります。
一元管理のデメリット
業務効率化をはじめとする多数のメリットがある一元管理ですが、導入によるデメリットも存在します。
- 導入・運用コストがかかる
- 業務フローの変更が必要
- 現場担当者の理解が得られない
導入・運用コストがかかる
一元管理を行うためには、システムの導入が必要となり費用がかかります。そのため、システム導入によって得られる効果を明確にしておかなければなりません。費用対効果を測る指標をあらかじめ決めておかなければ、導入効果を判断できなくなってしまい、導入後に運用継続を断念してしまうケースもあるでしょう。
まずは業務効率化など、システム導入によって得られるメリットを明確にすること、そして複数の業務にまたがって管理・運用できるシステムを導入できないか検討してみましょう。いくつものシステムを導入するより、複数業務をまとめられるシステムをひとつ導入した方が、結果的にコスト削減につながります。
業務フローの変更が必要
一元管理するためのシステムを新たに導入するにあたっては、これまでの情報管理体制を大きく変えなければなりません。それに伴い業務方式も変えていく必要があるので、現場担当者の負担は一時的に大きくなってしまいます。
有効な対策になるのは、現場担当者のフォローです。現時点で生じている課題が一元管理システムの導入によって改善できることを現場担当者に伝え、協力してほしいと理解を求めましょう。そして、実際にシステムの運用を始めたあとのフォローも怠らず、変化を注視し続けることを心がけましょう。
現場担当者の理解が得られない
意外とデメリットになりがちなのが、現場担当者の理解が得られないことです。既存のフローで長年経験を積んできた現場担当者がいる場合は特に、新たなシステムに慣れるまで時間がかかることを懸念し、理解が得られないことが多くあります。
システム導入の際は、いかに現場の仕事を増やさずに導入できるかを考えるべきです。なるべく工数をかけずに一元管理システムを導入できれば、現場担当者の負荷を大きく抑えられます。一元管理システムを利用する際は、導入サポートが付帯しているものを選ぶとよいでしょう。
一元管理できる経営資源（リソース）
一元管理できる経営資源としては、以下の4つが挙げられます。
- ヒト（人材）
- モノ（商品・サービス・設備）
- カネ（経理）
- 情報（顧客データ・購買データ）
ヒト（人材）
経営資源としてのヒトは、企業を構成している人材のことです。ヒトは、設備を使って商品やサービスというモノを作り出し、利益であるカネを生み出して投資に回すことができ、情報を使って組織を成長させることができます。つまりヒトは、すべてのリソースと深い関わりのある最も重要な資源といえるのです。
ヒトを一元管理するためには、人材管理業務を最適化するためのツールを導入する必要があります。給与や勤怠の管理だけでなく、適切な人材評価や採用につなげられるようなシステムを導入すれば、ヒトの一元管理が適切にできるようになるでしょう。
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モノ（商品・サービス・設備）
経営資源としてのモノは、企業が提供する商品やサービスという意味と、ビジネスにおいて必要となる設備などの資産という意味があります。いずれも一元管理することで、効率的にビジネスを進めることができます。
モノである商品を一元管理する際は、商品と在庫データを一元管理できるシステムを導入するのが良いでしょう。そうすることで、誰もが正確に在庫管理をできるようになり、適切な販売につなげることができます。
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カネ（経理）
経営資源として、カネは非常に大切な要素です。カネを正しく管理できれば、組織の意思決定にプラスの効果が期待できます。ビジネスを適切に行うためにも、経理業務を一元管理して作業時間を短縮することに加え、複雑な業務をスムーズにこなせるようにすることが大切です。
カネの一元管理として、会計システムと販売管理システムを連携させる方法があります。そうすることで、仕訳データを入力する手間が省けたり、入力ミスを防止したりすることができます。経理業務に関するミスは重大な損失につながりやすいため、一元管理を導入するのは有効な手段となるでしょう。
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情報（顧客データ・購買データ）
顧客データや購買データといった情報も、重要な経営資源です。正しい情報がなければ、正しい経営判断はできません。
営業や販売など異なる部署が持っている情報や、属人的な情報を一元管理できるシステムを導入することで、複数の部署を横断した業務が効率的になされるようになります。
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一元管理システムの導入効果
一元管理システムを導入することによって、具体的にどのような効果を得られるのでしょうか。以下の3つの効果を詳しく確認してみましょう。
- 業務効率・業務品質の向上
- 離職率の低下
- データに基づいて施策のPDCAを回せる
業務効率・業務品質の向上
一元管理システムを使えば、データの重複や不一致がなくなります。その結果、データを集め正誤を確認する労力や手間が不要になり、無駄な時間が削減され業務効率化につながるのです。
業務を効率化できれば、余った時間を商品やサービスの品質向上に使うことができます。そうしてより良いビジネスに成長させられるという、好循環が生み出されます。
離職率の低下
一元管理システムの導入は、社員の離職率低下にもつながります。特に人材を一元管理するシステムを導入した場合は、離職率を下げることが可能です。
人材を一元管理できるシステムを導入することで、優秀な人材を正しく評価したり、適材適所に配置したりできるようになります。その結果、社員の希望と組織の判断の不一致が減り、社員の満足度が高まって離職率を下げられるのです。
データに基づいて施策のPDCAを回せる
一元管理システムを導入することにより、データに基づいて施策のPDCAを回せるようになります。顧客の購買履歴や顧客情報といったビジネスに必要な情報を一元管理できれば、そこから適切な戦略を立てられるでしょう。
正しい方向に向かえる施策を立て、PDCAを回していくことで、ビジネスの成長は加速します。また、POSシステムの活用で、顧客の購買履歴や顧客情報などを一元管理できるようになります。
POSレジで顧客データと購買情報を一元管理
店舗を経営している場合、POSレジを活用することで顧客データと購買情報の一元管理が実現します。
POSレジは、店舗の売上や在庫数、顧客データや購買情報など、店舗運営に必要なあらゆるデータをまとめて管理できるシステムです。POSレジによってデータを収集し分析することで、売れ筋商品の正確な把握や、どの顧客にどのような商品が人気なのかといった調査を簡単に行えます。POSレジに一元管理された情報の活用で、売上アップにつながる戦略を正しく立てることができるのです。
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まとめ
データや情報の一元管理は、業務効率化やビジネス成長に不可欠なものです。一元管理システムを導入する場合は、メリットやデメリットをきちんと把握したうえで、現場担当者になるべく負担を強いない形で行いましょう。
店舗経営をしているのであれば、顧客データや購買情報を一元管理し正確に把握できるPOSレジの導入からご検討ください。
