「入出庫管理」は在庫管理の中でも基本ともいえる工程であり、ここが疎かになってしまっては、在庫管理の意味を成しません。本記事では、入出庫管理を効率的かつ正確に行うためのツールを紹介するとともに、入出庫管理に最適な在庫管理システムの選び方を解説します。
入出庫管理とは
入出庫管理とは、在庫を出し入れする際に「いつ、どの商品が、何個出入りしたか」を記録することです。
入出庫のたびに頻繁に記録するため、手順が複雑だと手間がかかるだけでなく、記録漏れや誤入力などのヒューマンエラーを起こしかねません。入出庫管理はできるだけシンプルに、誰でもミスなく行える方法を選択することが求められます。
入出庫管理の目的
入出庫管理の目的は、社内に存在する在庫の数量の明確化です。
在庫とはすなわち社内資産であり、「資産の総額がいくらか分からない」という状態では、経営上問題が生じます。また、在庫数を正確に把握していないと、突然在庫切れを起こして店舗営業や製造工程に悪影響を与えたり、逆に十分に在庫があるにもかかわらず過剰発注を繰り返して財政を悪化させたりといったリスクがあります。入出庫管理は、会社の健全経営に直結する重要な工程といえるでしょう。
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入出庫管理の方法
入出庫を管理する方法には、以下のようなツールを利用するのが一般的です。
- 在庫管理表
- エクセル
- バーコード
- 在庫管理システム
在庫管理表
紙の在庫管理表に、手書きで出入庫時間や個数など書き込む管理方法は、あらゆる業態で昔から取り入れられてきたスタンダードな手法です。紙のシートと筆記用具を倉庫に置いておくだけで、担当者が入れ替わり立ち代わり記入するだけでよく、準備物も少なく誰にでもできて手軽な方法ではあります。
しかし手作業であるがゆえに、やはり見落としや数え間違い、記入忘れなどのヒューマンエラーはどうしても避けられません。さらに原本がひとつしか存在しないため、管理表そのものを紛失してしまうと記録がすべて失われてしまうという危険もあり、おすすめはできません。
エクセル
先の在庫管理表をエクセルに落とし込むことで、データでの出入庫管理が可能になります。また、データ化によって、メール添付やクラウド上で管理表を複数の担当者に共有できるほか、原本がデータで残るため紛失の危険性を減らせます。
いちから管理表を作成するのは手間ですが、webサイト上に在庫管理表の無料テンプレートがたくさんアップされているので、それらを利用するのも一つの手です。自社の使い勝手に合わせて、カスタマイズすることも可能です。
しかし結局エクセルに在庫数などを入力するのは手作業となるため、やはり入力ミスや抜け漏れが発生するリスクは、紙の在庫管理表と変わりません。
バーコード
手作業によるヒューマンエラーを起こさないため、おすすめなのはバーコードを利用した出入庫管理方法です。バーコードによる管理とは、在庫それぞれにバーコードを取り付け、専用のハンディターミナルやタブレット端末で読み取ることで在庫データを集約するという手法です。集められた在庫データは、読み取り端末と連動されたサーバに即時転送され、エクセルの在庫管理表に自動で入力されます。
手入力の必要が一切なく、速くて正確な出入庫管理ができるため、経験が浅いスタッフでも安心して任せることができます。
ただし、読み取り忘れや二重読み取りなどのエラーは防ぎようがありません。ダブルチェック体制を敷くなどの管理は必要になってきます。自社の出入庫現場の状況に合わせて、最適な作業フローを構築しましょう。
在庫管理システム
在庫管理システムは、関連業務を自動化し、データを一元管理することを目的に開発されました。もちろん、出入庫管理もカバーしているうえ、従来の手法で起こりがちな入力ミスや抜け漏れを防ぎ、在庫管理に係る業務の負担を軽減させることができます。
在庫管理システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。「クラウド型」は、インターネット経由でシステムに接続して管理をする仕組みで、物理的なサーバを設置する必要がありません。一方「オンプレミス型」はシステム型とも呼ばれるもので、社内にサーバを設置してシステムソフトウェアを組み込み、自ら管理・運用をしていく仕組みです。
「クラウド型」と「オンプレミス型」はそれぞれに特徴があり、在庫管理システムを選ぶ際で大きなポイントになります。次項で詳しく解説していきます。
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在庫管理システムの選び方
在庫管理システムの選ぶ際に気を付けたいのは、以下のポイントです。
- システムの種類
- 料金
- 操作性・分かりやすさ
- 機能内容
システムの種類
前項で紹介した通り、在庫管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれの特徴を踏まえた上で、どちらが現場のニーズに合っているかが、システムを選ぶ際の重要なポイントになります。
サーバを必要としない「クラウド型」は、初期コストが安価で導入しやすいというメリットがあります。またクラウドの特性を生かして、サーバのスペックアップ・ダウンも即時に行え、いつでも自社に最適な状態のシステムを利用できます。
一方デメリットには、毎月定額のクラウドサービス利用料を支払うことになるため、長期的に見るとランニングコストが負担になる点が挙げられます。また、各サービスが定めたシステムパッケージから自社に合うものを選択する方法が主流で、カスタマイズ性にやや欠ける場合もあります。
「オンプレミス型」の最大のメリットは、自社の現場に合わせて自由にカスタマイズができる点で、不要な機能を省いてシンプルな状態で使うことができます。
一方デメリットは、サーバ設置のための購入もしくはリースによる導入コストがかかる点と、ハードの準備とそれを操作する人的リソースの教育が必要で、導入までに長い時間がかかることです。サーバのスペックアップ・ダウンも都度行う必要があり、こちらもコストと時間がかかってしまいます。
| 形式 | メリット | デメリット |
| クラウド型 | 初期コストが安価で導入しやすいいつでも自社に最適な状態のシステムを利用できる | 長期的に見るとランニングコストが負担になるカスタマイズ性にやや欠ける |
| オンプレミス型 | カスタマイズが自在 | 導入コストがかかる人的リソースの教育など、導入までに時間とコストがかかる |
導入コストとサーバのスペックにこだわるのであれば「クラウド型」を、カスタマイズ性を重視するのであれば「オンプレミス型」を検討することをおすすめします。
料金
在庫管理システムを導入する際には、費用面も大きな比較検討材料になります。導入コストだけでなく、ランニングコストも踏まえた上で、費用対効果が高いシステムを選ぶようにしましょう。
在庫管理システムの料金相場は、クラウド型の場合で初期導入コストが0円～10万円と幅広く、月額利用料も数百円～3万円程度となっています。安すぎるサービスは利用できるサービスの選択肢が乏しく、都度オプション料金がかかるという場合もあります。よく調べてから申し込むようにしてください。
操作性・分かりやすさ
どんなシステムを導入する際にもいえることですが、操作性の分かりやすさや使い勝手のよさは、システム選びの大きなポイントとなります。いくら優れた在庫管理システムを入れたとしても、操作が複雑すぎて社員やスタッフが使いこなせなければ、宝の持ちぐされになってしまいます。試用期間などを設け、全員が使えるシステムを選ぶようにしましょう。
操作に手間取り、かえって作業効率が落ちてしまっては本末転倒です。また、使い方を覚えるまで時間がかかり、繰り返し研修・講習を開くことも非常に手間なので、ぜひわかりやすさや操作性を意識することをおすすめします。
機能内容
在庫管理システムは、料金によって利用できるサービス内容に大きな差があります。契約前に自社が求めている機能が含まれているかを必ずチェックしてください。
前述した通り、初期料金に含まれているサービスはほとんど使えるものがなく、オプション料金を積み重ねていくと驚くほど高額になるというケースもあり得ます。どの料金で何のサービスが使えるかという点は、事前に細かく確認しましょう。
ちなみにクラウド型・大手在庫管理システムの標準機能は概ね以下の通りとなっています。「このようなことがシステムでできる」という一例として、参考にしてください。
<在庫管理システムの標準機能例>
- 多モール対応受注管理・・・複数モールの受注ファイルをそのまま一括管理
- フリーロケーション(棚管理)・・・どこに保管してもバーコードですぐに確認できる
- まとめピッキング＆出荷検品・・・複数注文をまとめてピッキング・検品し、誤出荷を起こさない
- コールセンター機能・・・入金確認や購入履歴を瞬時に確認し、問い合わせにも即対応
- 在庫自動引当て・・・注文と同時に在庫引当が可能
- 簡単な帳票出力・・・ボタンひとつで伝票発行
まとめ
出入庫管理は、在庫管理フローの要ともいえる大事な工程です。アナログな手法またはシステム導入のさまざまなメリット・デメリットを比較検討し、自社にとって最適な管理方法を見つけてみてください。
