POSレジをスムーズに扱うためにも、操作マニュアルを作成する必要があります。特に、タブレット型やパソコン型などの一般的なレジと異なるタイプを使う場合には、マニュアルを徹底しておかないと効率が低下してしまうかもしれません。
本記事ではPOSレジの操作マニュアルを解説していきます。POSレジの種類から、機能別・レジの打ち方などPOSレジ全般の取り扱い方法をまとめるので、導入後の参考にしてみてください。
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POSレジとは
POSレジとは、店舗の売上記録を可視化するレジです。具体的には、いつ・どこで・どれくらいの金額で売上が発生したかを記録し、正確なデータをデジタル的に残せます。
また、POSレジは、商品のバーコードを読み取るだけで売上処理を行うため、人的ミスを防げる点がメリットです。売上データを蓄積していき、マーケティング施策にも応用できます。
POSレジには、下記の通り3つのタイプがあります。
- タブレット型POSレジ
- ターミナル型POSレジ
- パソコン型POSレジ
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タブレット型POSレジ
タブレット型POSレジは、スマートフォンやタブレット端末に専用アプリをインストールするタイプです。据え置き型のレジを購入する必要がなく、手持ちのスマートフォンやタブレットで使用可能であるため、初期費用を抑えられるのが特徴です。
注意点としては、インターネット環境やアプリとデバイスとの相性が挙げられます。タブレット型POSレジはインターネットに接続されていないと使用できないため、導入が必須です。アプリとデバイスの相性に関しては、デバイスがアプリの要求する仕様に適していないと正常に動作しない恐れがあります。
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ターミナル型POSレジ
ターミナル型POSレジは、小売店でよく見かけるような据え置き型のPOSレジです。外観は一般的なレジそのものですが、POSシステムが搭載されており、これまで同様の使い方が可能となります。また、キャッシュドロアーやレシートプリンターなどの周辺機器も備えており、新しく購入する必要がありません。 ただし、ターミナル型のPOSレジは、タブレット型よりも高額で初期費用の負担が大きいです。また、POSレジ本体を移動しにくいことや、省スペースでの設置が難しい点に注意が必要です。
パソコン型POSレジ
パソコン型レジは、パソコンをレジ化したものです。POSシステム用のアプリをパソコンにインストールすることで、タブレット型POSレジのようにそのまま使用できます。パソコン本体をすでに保有していれば新たに購入費用がかからないだけでなく、会計に使わないときは通常のパソコンとしても使用可能です。
一方で、パソコン操作に慣れていない従業員向けに、使用方法を丁寧に説明する必要があります。また、タブレット型POSレジ同様に、キャッシュドロアーやレシートプリンターなどの周辺機器を購入しなければなりません。
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POSレジの操作マニュアルを作る必要性
POSレジを導入する際には、従業員向けに操作マニュアルを作成する必要があります。操作マニュアルを作成しないと、レジ業務に支障を来しかねません。また、トラブル発生時の復旧プロセスを周知しておくことは必須です。
特に、従来のターミナル型のPOSレジではなく、タブレット型やパソコン型のPOSレジを導入する場合には、別途各機器の操作方法が分かるような状態にしておきましょう。新しく入社した従業員でも使いこなせるように、誰が見ても分かるマニュアルの作成が求められます。
【機能別】POSレジの操作マニュアル
それでは、実際にPOSレジの操作について解説していきます。初めに、機能別でのPOSレジ操作マニュアルとして下記をまとめます。
- レジ機能
- 売上分析機能
- 在庫管理機能
レジ機能
POSレジは、商品に貼り付けたバーコードを読み取るだけで、会計に必要な情報が自動的に入力されます。そして、POSレジの画面上で会計を確定し、顧客から代金を受け取りPOSレジに格納すれば一連の会計業務が完了します。
キャッシュレス決済も同様に、商品のバーコードを読み取って会計確定画面まで進み、最後にPOSレジの画面に合わせて「カード支払い」や「バーコード支払い」などをタッチして決済すれば完了です。メーカーによって多少ステップは異なりますが、基本的にはスムーズに会計業務を済ませられます。
売上分析機能
POSレジのメリットは、売上分析機能を用いてマーケティングや商品開発などに生かせる点です。POSレジを介して商品が購入されると、日時や売上額、商品名などの売上データを自動的に保存できます。
蓄積したデータを活用することで、季節やイベントごとにプロモーション企画を行ったり、時間別にキャンペーンを実施したりとマーケティング施策につなげられます。また、シーズナルメニューや売れる商品の開発にも生かせるでしょう。
在庫管理機能
POSレジは、店舗の在庫数に関してもリアルタイムでチェックできます。在庫数の増減を記録するため、どの商品が早く売れるのかを予測し、あらかじめ在庫数を十分に用意しておけるのです。
また、複数店舗を経営している場合、各店舗の在庫数をリアルタイムで確認できます。A店で品切れが発生した際に、B店から迅速に在庫を移動させるような対策がとれるでしょう。
【レジ打ち方】POSレジの操作マニュアル
次に、POSレジの打ち方について細かく解説します。商品データの登録から商品の選択、代金登録、決済完了までの一連の流れを一つひとつ丁寧に把握しましょう。
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商品データ登録
初めに、バーコードリーダーを用いて商品のバーコードを読み取ります。POSレジの画面上に商品が表示されればデータ登録は完了です。基本的に、POSレジではバーコードの読み取りが必須となりますが、一部商品でバーコードを取り付けていない場合には次の項目を参考にしてください。
バーコードが付いていない場合の商品登録
バーコードが付いていない場合の商品登録については、手入力での登録が必要となります。事前に登録されたボタンを押したり、商品番号を入力したりしてからレジ打ちを行いましょう。手入力でレジ打ちを進めていくため、打ち間違いに注意しなければなりません。
代金登録
POSレジに商品を登録した後は、顧客から受け取った代金を登録します。商品をスキャンするとPOSレジ上に代金が表示されるので、顧客から代金を受け取りましょう。
現金決済の場合は、顧客からの預かり金と入力金額にズレが出ないように注意が必要です。また、クレジットカード決済であれば、決済端末にカードを差し込み、顧客に暗証番号を入力してもらいます。
決済完了
現金決済であればお釣りを顧客に渡し、クレジットカード決済であればカードを顧客に返却して完了です。また、クレジットカードとスマートフォンによる電子マネー支払いは、ご利用明細を顧客に渡します。
なお、レジ接客でお客様から領収書を求められた場合の書き方については、以下の記事を参考にしてください。
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POSレジ導入後の準備
POSレジ導入に際して、さまざまな準備が必要となります。これからPOSレジを活用していきたい店舗で、導入後にどのような準備を進めていけばよいかを4つのステップで解説します。
ステップ1. POSレジの機能確認
初めに、POSレジの機能について確認します。POSレジにカスタマイズした機能が正常に動作するかどうか、機能を実際に使うまでの流れを把握しましょう。このとき、機能に異常が見られた場合には、メーカーに問い合わせをしてみてください。
ステップ2. POSレジへの情報登録
次に、POSレジへの情報登録を行います。具体的には、商品、在庫数、店舗で取り扱うメニューなど、店舗に関するさまざまな情報を登録します。
このように、上記の情報を登録しておくことで、在庫数をリアルタイムで把握することが可能となります。商品数が多いと登録するだけで大きな負担が生じますが、今後の業務効率化のために必要な作業です。
ステップ3. 周辺機器との接続
ターミナル型のPOSレジ以外を使用している場合、周辺機器との接続が必要です。バーコードスキャナーやキャッシュドロアー、レシートプリンターなどの周辺機器を本体に取り付けて、連携しているかどうかを確認しましょう。
ステップ4. 操作マニュアル作成と教育
最後に、操作マニュアル作成と従業員への教育です。POSレジ導入後は、これまでのオペレーションが大きく変わることが予想されるため、事前に従業員への教育を済ませる必要があります。
このときに、POSレジの操作マニュアルを作成し、新しく入社した従業員でも把握できる環境を整えましょう。
まとめ
新しくPOSレジを導入する際には、操作マニュアルを徹底することが大切です。既存モデルのレジからPOSレジに移行すると、操作方法で手間取ってしまい効率が悪くなる恐れがあります。
また、POSレジを取り扱う上で、どのような機能が備わっているかも確認します。導入後にどのような手順で運用をしていけばよいかをチェックし、問題なく使いこなせる環境を構築しましょう。
