業務効率化や顧客満足度アップを狙えるPOSレジですが、機能が豊富なため操作に戸惑う初心者も多いでしょう。
とくに、一般的なレジとは異なるタブレット型やパソコン型のPOSレジを導入した場合、現場の混乱を避けるためにもマニュアルの整備は重要なポイントです。
本記事では、初心者でもすぐにPOSレジを扱えるよう、操作方法をわかりやすく解説します。基本操作からエラー等のトラブル対応まで網羅しているので、ぜひ参考にして自店舗用のマニュアル作成にもお役立てください。
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POSレジ操作マニュアルの必要性とは
POSレジ導入にあたって、従業員向けに操作マニュアルを準備しておく必要があります。はじめてPOSレジにふれる従業員にとって、マニュアルなしでレジ業務にあたるのは困難を極めます。
レジ業務が滞ることでサービスの質が落ち、売上ダウンやお客さまからのクレームにもつながりかねません。また、決済エラーなどのトラブルが発生した際にどう対処すべきかを全従業員に周知しておくことは、店舗運営において重要なミッションです。
とくに、ターミナル型のPOSレジではなくタブレット型やパソコン型のPOSレジを導入する場合には、各機器の操作方法がすぐにわかるようにしておきましょう。
新しく入った従業員でもすぐにPOSレジが使いこなせるように、誰が見てもわかるマニュアルを作成することが大切です。
【POSレジ】基本操作マニュアル
ここからは、POSレジの基本的な操作方法について解説します。
- 商品データ登録
- 金額の確認
- 支払方法を選択
- 商品代金の決済
- 決済完了・レシート発行
POSレジを初めて操作する方にもわかりやすくまとめているので、ぜひ従業員のレクチャーなどにお役立てください。
1.商品データ登録
初めに、バーコードリーダーを用いて商品のバーコードを読み取ります。POSレジの画面上に商品が表示されればデータ登録は完了です。
基本的に、POSレジではバーコードの読み取りが必須となりますが、一部商品でバーコードを取り付けていない場合には手入力が必要となります。
事前に登録されたボタンを押したり、商品番号を入力したりしてからレジ打ちを行いましょう。打ち間違いがあるとトラブルにもつながりかねないため、正確な入力を心がけましょう。
2.金額の確認
お客様が購入する商品のデータをすべて登録したら、決済前にかならず合計金額を確認します。POSレジの画面上に購入した商品名と金額が表示されるため、間違いがないかお客さまにもしっかりと確認してもらいましょう。
お客様からクーポンの提示があれば、このタイミングでクーポンのバーコードをスキャン、またはクーポンコードを打ち込みます。
3.支払い方法を選択
商品代金に誤りがないことを確認したら、希望する支払い方法をお客様に伺って、POSレジの画面で選択します。
POSレジで対応可能な支払い方法には、おもに以下のようなものがあります。
- 現金
- クレジットカード
- QRコード決済
- 電子マネー
POSレジの機種や設定によって対応できる支払い方法は異なるため、お客様にはかならず自店舗で対応可能な支払い方法を選択してもらいましょう。
4.商品代金の決済
お客様に支払い方法を選択してもらったら、商品代金の決済に移ります。現金支払いの場合は、お客様から受け取った金額をPOSレジに打ち込みましょう。
金額に誤りがないよう、確認しながら正確に打ち込んでください。金額を入力すると自動的にお釣りの金額が計算されるので、あとはPOSレジ画面のとおりにお客様に案内しましょう。
クレジットカード決済の場合は、決済端末にお客様自身でカードを差し込んでもらい、暗証番号を入力してもらえば完了です。
5.決済完了・レシート発行
決済処理が完了したら、レシートが自動的に発行されます。現金決済であればお釣りとレシートをお客様に渡し、クレジットカード決済であればご利用明細とともにカードを返却しましょう。
なお、レジ接客でお客様から領収書を求められた場合の書き方については、以下の記事を参考にしてください。
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【機能別】POSレジの操作マニュアル
POSレジの基本的な操作について解説しましたが、さらに機能別の使い方についても紹介します。なお、機能についてはメーカーによって異なるため、事前にご確認ください。
- レジ機能
- 在庫管理機能
- 売上分析機能
- 顧客管理機能
- 勤怠管理機能
- 外部システム連携機能
- トレーニング機能
POSレジを最大限活用するためにも、豊富な機能について確認しておきましょう。
レジ機能
POSレジは、商品に貼り付けたバーコードを読み取るだけで、会計に必要な情報が自動的に入力されます。そして、POSレジの画面上で会計を確定し、お客様から代金を受け取りPOSレジに格納すれば一連の会計業務が完了します。
キャッシュレス決済も同様に、商品のバーコードを読み取って会計確定画面まで進み、最後にPOSレジの画面に合わせて「カード支払い」や「バーコード支払い」などをタッチして決済すれば完了です。
メーカーによって多少ステップは異なりますが、基本的にはスムーズに会計業務を済ませられます。また、売上データがクラウド上に自動保存されるので、返品処理が発生した場合でも簡単に該当の取引を検索できます
売上分析機能
POSレジのメリットは、売上分析機能を用いてマーケティングや商品開発などに生かせる点です。POSレジを介して商品が購入されると、日時や売上額、商品名などの売上データを自動的に保存できます。
蓄積したデータを活用することで、季節やイベントごとにプロモーション企画を行ったり、時間別にキャンペーンを実施したりとマーケティング施策につなげられます。
また、シーズナルメニューや売れる商品の開発にも生かせるでしょう。さらに、売れ筋商品を把握して十分に在庫を確保することで、売上アップにも期待できます。
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在庫管理機能
POSレジに在庫管理機能が備わっている場合、、店舗の在庫数に関してもリアルタイムでチェックできます。
在庫数の増減が記録されるため、どの商品が早く売れるのかを予測し、在庫切れを起こさないよう前もって商品を仕入れることができるのです。また、複数店舗を経営している場合、各店舗の在庫数をリアルタイムで確認できます。
A店で品切れが発生した際に、B店から迅速に在庫を移動させるような対策がとれるでしょう。
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顧客管理機能
POSレジに顧客管理機能が備わっている場合、お客様情報の登録や管理も可能です。年代や性別ごとの売れ筋商品を分析して、お客様のニーズに合わせた商品開発や仕入れを実現できます。
また、お客様のポイント管理や来店を促すDM発行もできるため、集客率アップにも期待できるでしょう。
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勤怠管理機能
従業員の勤怠管理が備わっているPOSレジを使う場合、コストカットに役立ちます。スマホやパソコンから従業員が勤怠申請すれば、クラウド上でシフト管理が可能なため、タイムカードが不要です。
さらに、クラウド上で勤怠管理をすることによりシフト作成や給与計算にかかる稼働が削減でき、業務効率化につながるでしょう。
外部システム連携機能
外部システムとの連携も可能なPOSレジの場合、、ECサイトと売上・在庫情報を共有することができます。実店舗とECサイトの売上や在庫が一元的に管理できるので、それぞれ管理するよりも稼働やコストが削減できるでしょう。
また、キャッシュレス決済端末と連携すれば、支払い方法の選択肢が広がります。
トレーニング機能
POSレジに不慣れな従業員が多い場合は、トレーニング機能の備わっているPOSレジを選びましょう。実際にPOSレジを操作してシミュレーションすることで、お客様対応時のミスを減らすことができます。
POSレジの豊富な機能を使いこなすには、マニュアル確認にプラスして実践的なトレーニングが有効です。
POSレジ操作時によくあるエラーと対処法5選
ここからは、POSレジ操作時によくあるエラー事象とその対処法について紹介します。
- フリーズして動かない
- データが反映されない
- レシートが出てこない
- インターネット接続できない
- 商品が登録されていない
不測の事態にも冷静に対処できるよう、しっかりと確認しておきましょう。
フリーズして動かない
POSレジ画面がフリーズして動かなくなってしまった場合は、インターネット接続が切断されているかクラウドのメモリ不足が考えられます。
まずは、POSレジがインターネットに接続されているかを確認しましょう。問題なく接続されているにもかかわらずフリーズが解消されない場合は、端末の再起動やリセットで復旧する可能性があります。
再起動やリセット方法はPOSレジ端末によって異なるため、取扱説明書やサポート窓口などで確認してください。
データが反映されない
売上や在庫情報などのデータがPOSレジに反映されないときは、同期エラーやメモリ不足の可能性があります。
一度ログアウトしてからログインすることで正常にデータが同期されることもあるので、まずは再ログインを試してみてください。
また、クラウド上に保存されているデータが多すぎると、動作が重くなって反映に時間がかかることがあります。スムーズにデータ反映させるためには、定期的に不要なデータを削除することが大切です。
レシートが出てこない
POSレジからレシートが出てこないときは、用紙切れやプリンターとの接続不良が考えられます。まずは、用紙がしっかり入っているか、またサイズや向きが合っているかを確認しましょう。
用紙のセットに問題がない場合は、POSレジとプリンターの接続状況を確認してください。こちらも問題がなければ、POSレジやプリンターの再起動を試してみましょう。
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インターネット接続できない
POSレジがインターネット接続できない場合は、回線や接続機器が不具合を起こしているかもしれません。まずはインターネット回線やルーターの状態を確認し、不具合があれば回線の再接続やルーターを再起動してみましょう。
それでもインターネット接続ができない場合、お客様対応を滞らせないためにも、一時的にPOSレジをオフラインで利用するのがおすすめです。
ただし、POSレジ端末によってはオフライン非対応のものがあるので、利用しているPOSレジがオフラインに対応しているか事前に確認しておきましょう。
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商品が登録されていない
POSレジに商品が登録されていない場合は、登録時の入力ミスが考えられます。該当商品のバーコード情報が誤っている、または登録漏れの可能性があるので、再登録が必要です。
お客様対応中ですぐに対処しなければならないときは、手入力で商品情報を打ち込みましょう。
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POSレジとは
POSレジとは、店舗の売上をリアルタイムで自動的に記録できるレジのことです。具体的には、いつ・どこで・その商品が・どれくらいの金額で・どれだけ売れたのかを記録し、正確なデータとして管理できます。
また、POSレジは商品のバーコードを読み取るだけで売上処理を行うため、人的ミスを防げる点がメリットです。売上データを蓄積することで、マーケティング施策にも応用できるでしょう。
POSレジには、以下3つのタイプがあります。
- タブレット型POSレジ
- ターミナル型POSレジ
- パソコン型POSレジ
タイプごとにそれぞれ詳しく紹介します。
タブレット型POSレジ
タブレット型POSレジは、スマートフォンやタブレット端末に専用アプリをインストールするタイプです。据え置き型のレジを購入する必要がなく、手持ちのスマートフォンやタブレットで使用可能であるため、初期費用を抑えられるのが特徴です。
注意点としては、インターネット環境やアプリとデバイスとの相性が挙げられます。タブレット型POSレジはインターネットに接続されていないと使用できないため、導入が必須です。
アプリとデバイスの相性に関しては、デバイスがアプリの要求する仕様に適していないと正常に動作しない恐れがあります。
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ターミナル型POSレジ
ターミナル型POSレジは、小売店でよく見かけるような据え置き型のPOSレジです。外観は一般的なレジそのものですが、POSシステムが搭載されており、これまで同様の使い方が可能となります。
また、キャッシュドロアーやレシートプリンターなどの周辺機器も備えており、新しく購入する必要がありません。ただし、ターミナル型のPOSレジは、タブレット型よりも高額で初期費用の負担が大きいです。
また、POSレジ本体を移動しにくいことや、省スペースでの設置が難しい点に注意が必要です。
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パソコン型POSレジ
パソコン型レジは、パソコンをレジ化したものです。POSシステム用のアプリをパソコンにインストールすることで、タブレット型POSレジのようにそのまま使用できます。
パソコン本体をすでに保有していれば新たに購入費用がかからないだけでなく、会計に使わないときは通常のパソコンとしても使用可能です。
一方で、パソコン操作に慣れていない従業員向けに、使用方法を丁寧に説明する必要があります。また、タブレット型POSレジ同様に、キャッシュドロアーやレシートプリンターなどの周辺機器を購入しなければなりません。
POSレジ導入後に準備すること
POSレジ導入に際して、さまざまな準備が必要となります。
- POSレジの機能確認
- POSレジへの情報登録
- 周辺機器との接続
- 操作マニュアル作成と教育
これからPOSレジを活用していきたい店舗で、導入後にどのような準備を進めていけばよいかを4つのステップで解説します。
1. POSレジの機能確認
初めに、POSレジの機能について確認します。
POSレジにカスタマイズした機能が正常に動作するかどうか、機能を実際に使うまでの流れを把握しましょう。このとき、機能に異常が見られた場合には、メーカーに問い合わせをしてみてください。
2. POSレジへの情報登録
次に、POSレジへの情報登録を行います。
具体的には、商品、在庫数、店舗で取り扱うメニューなど、店舗に関するさまざまな情報を登録します。
このように、上記の情報を登録しておくことで、在庫数をリアルタイムで把握することが可能となります。商品数が多いと登録するだけで大きな負担が生じますが、今後の業務効率化のために必要な作業です。
3. 周辺機器との接続
ターミナル型のPOSレジ以外を使用している場合、周辺機器との接続が必要です。
バーコードスキャナーやキャッシュドロアー、レシートプリンターなどの周辺機器を本体に取り付けて、連携しているかどうかを確認しましょう。
4. 操作マニュアル作成と教育
最後に、操作マニュアル作成と従業員への教育です。
POSレジ導入後は、これまでのオペレーションが大きく変わることが予想されるため、事前に従業員への教育を済ませる必要があります。このときに、POSレジの操作マニュアルを作成し、新しく入社した従業員でも把握できる環境を整えましょう。
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まとめ
今回は、POSレジの基本的な操作や機能、またエラー時の対処法について解説しました。新たにPOSレジを導入すると、慣れない操作方法に時間がかかり、お客様対応が滞ってしまう可能性があります。
誰が見てもわかりやすく、すぐに対応できるマニュアルを作成することで、サービスのクオリティを落とすことなくPOSレジをより効果的に活用できるでしょう。
本記事を参考に、ぜひ自店舗用のマニュアルを作成して、さらなる業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
よくある質問
バーコードが汚れている、向きが間違っている、レジの設定が間違っているなどが考えられます。バーコードをきれいにし、向きを正しくして再度試してください。それでも解決しない場合は、レジの取扱説明書を確認するか、販売店にご相談ください。
商品別の売上ランキング、時間帯別の売上、顧客別の購入履歴など、様々な角度から分析できます。売れ筋商品や閑散時間帯がわかり、売上アップにつながる施策を立てることができます。
