スーパーマーケットや飲食店といった商業施設を中心にPOSレジが導入されていますが、最近ではクリニックでの導入も進んでいます。一見、POSレジはクリニックに関係なさそうに思えるものの、多くのメリットがあります。
そこで、本記事ではクリニックでPOSレジを導入するメリットについて解説していきます。また、クリニックでPOSレジを導入する際に注意しておきたいポイントや、クリニックに適したPOSレジの選び方もまとめています。
POSレジとは？
POSレジとは、「Point Of Sales」の頭文字を取った言葉で、日本語では「販売時点情報管理」と訳します。従来のレジと異なり、POSレジには売上データを記録する機能が搭載されているのが特徴です。
主に、商業施設で目にすることが多く、売上データを活用することで、売上の強化や顧客管理の効率化などが可能となりました。最近では、商業施設だけでなく、クリニックでも導入が進んでおり、さまざまな場所で活用されています。
関連記事：POSレジとは？POSシステムとの違いや導入メリットと機能比較を解説
クリニックでPOSレジが求められる背景
クリニックに関係なさそうなPOSレジですが、近年はクリニックも導入する傾向にあります。では、どのような背景からクリニックでPOSレジが求められているのでしょうか。
クリニックでPOSレジ導入が進んでいる背景から解説します。
会計に時間が取られてしまっている
クリニックでPOSレジが求められている背景として、会計業務に時間が取られてしまっていることが挙げられます。商業施設と同様に、クリニックも受診が終わった後に会計業務を行わなければなりません。
病院やクリニックでは、患者様のカルテをもとに医療費を計算し、さらに保険適用額を適用した場合の合計金額を算出するという作業が発生します。また多くのクリニックでは、クレジットカードを含むキャッシュレス決済が進んでおらず、医療費の算出に加えて、支払いにも時間がかかっているのが現状です。
上記の課題を解決するために、POSレジは効果的な手段となり得ます。医療費の計算を簡素化し、さらにキャッシュレス決済も実現できます。
未収金が把握しにくい
2つ目は、クリニックにおける未収金が把握しにくいことです。患者様の所持金不足や、医療費の計算ミスが起こると、本来受け取るべき金額とズレが生じてしまいます。
未収金を正確に把握しておかないと、適切に回収することが難しくなってしまうでしょう。このような課題の解決に向けて、POSレジで未収金を管理することで、未収金リスクの軽減に役立つとされています。
クリニックでPOSレジを導入するメリット
上記で解説した課題をもとに、クリニックでPOSレジを導入することでどのようなメリットが期待できるのでしょうか。下記の通り、3つの導入メリットを丁寧に解説します。
- レジ業務の効率化につながる
- 未収金のリスクを防げる
- 患者の利便性向上が狙える
レジ業務の効率化につながる
1つ目のメリットは、レジ業務における効率化につながることです。病院やクリニックの会計業務は、一般的なスーパーマーケットやレストランと異なり、複雑な計算が求められます。
POSレジを導入すれば、これまでクリニックのスタッフが計算していた会計業務を自動で行い、複雑な計算にかかっていた時間を短縮できます。自動化が進み、受付に配置するスタッフ数の削減も実現できます。
未収金のリスクを防げる
次に、未収金リスクを防ぎやすくなることもメリットに挙げられます。POSレジ上で患者様ごとの請求状況を記録することで、管理の煩雑さが解消されます。
特に、患者様数が多いクリニックであれば、POSレジ導入で管理体制がより一層強化されるでしょう。POSレジ導入に伴い初期費用が発生するものの、長期的な未回収リスクを減らす十分な投資効果が期待できます。
患者様の利便性向上が狙える
3つ目のメリットは、患者様の利便性向上が狙えることです。従来は、スタッフが医療費の計算を手作業で行っていたことから、精算を済ませるまでに時間がかかっていました。
POSレジを導入することで医療費の算出が自動化され、待ち時間を短縮する効果が期待できます。また会計ミスも減ることから、患者様とのトラブルもなくなり、満足度の向上に役立つでしょう。
クリニックでPOSレジを導入する際のデメリット・注意点
クリニックでもPOSレジは多くのメリットをもたらしますが、デメリットや注意点もあります。どのような注意点があるのかを踏まえた上で、今後のPOSレジ導入を進めていきましょう。
導入コストが発生する
POSレジ導入時に、初期費用やランニングコストが発生する点に注意しましょう。POSレジの相場は機能によって異なるものの、数十万〜数百万円かかります。
POSレジだけでなく、キャッシュレス対応の決済端末、キャッシュドロワー、レシートプリンターなどの周辺機器も場合によっては必要です。また、POSレジを使用するにあたって、インターネット環境も整備しなければなりません。
自社に必要なものを費用対効果という視点を持ちながら、検討していくことが重要になります。
システムエラーが出ないように注意する
実際にPOSレジを使う中で、システムエラーが出ないように注意することも重要です。システムエラーでPOSレジが使えなくなってしまうと、会計業務に悪影響を及ぼすだけでなく、患者様を長時間待たせることになります。
特に、インターネット環境が安定しないことで、POSレジが正常に動作しにくくなる恐れがあります。万が一の場合に備えて、患者情報のバックアップを取ったり、POSレジが使用できない場合の体制も整えましょう。
スタッフへの教育機会を設ける
POSレジ導入後に、受付スタッフを中心に操作方法を教育する機会を設ける必要があります。従来のレジシステムとは機能面や操作面が大きく異なるため、導入初期は不慣れな状態が続く可能性が考えられます。
とはいえ、患者様に不便をかけないように、実際に使い始めるまでにPOSレジの使い方をスタッフが学習しなければなりません。さまざまなパターンを想定し、クリニック全体で徹底した準備を行いましょう。
関連記事：POSレジとは？POSシステムとの違いや導入メリットと機能比較を解説
クリニック向けPOSレジのおすすめ機能
POSレジには、さまざまな機能が搭載されているものの、すべての機能が必要であるというわけではありません。そこで、クリニック向けのPOSレジを導入するにあたり、おすすめの機能を3つ解説します。
- キャッシュレス決済機能
- 電子カルテとの連携機能
- 顧客管理機能
キャッシュレス決済機能
クリニック向けPOSレジのおすすめ機能1つ目は、キャッシュレス決済機能です。キャッシュレス決済機能とは、その名の通り現金以外の決済方法に対応した機能を指します。
具体的には、クレジットカード、電子マネー、QRコードといったキャッシュレス決済が挙げられます。特に、クリニックでは医療費が高額になるケースも多く、キャッシュレス決済機能が備わっていることで、多額の現金を持ち歩きたくないという患者様の利便性が向上するでしょう。
また、キャッシュレス決済機能では現金のやり取りがなくなるため、スタッフの負担軽減にもつながります。クリニック内の感染症対策にも効果的なことから、キャッシュレス決済機能を搭載したPOSレジがおすすめです。
電子カルテとの連携機能
2つ目は、電子カルテとの連携機能です。近年、患者情報をクラウド上で管理する電子カルテを導入する病院やクリニックが増加しています。
POSレジが電子カルテと連携可能であれば、過去の会計情報をPOSレジから電子カルテに保存でき、また逆に電子カルテからPOSレジに会計情報をアウトプットすることも可能なので、会計業務における効率性が向上します。未収金リスクの軽減にもつながるため、電子カルテとの連携機能にも注目してみてください。
顧客管理機能
クリニック向けのPOSレジに、顧客管理機能が搭載されていると便利です。特に規模が大きいクリニックでは多くの患者様が来院されるほか、同姓同名の患者様や、複数回にわたって診療が必要な患者様など、すべての情報を正確に管理しなければなりません。
そこでPOSレジに顧客管理機能が搭載されていれば、各患者様の来院状況や担当医師、請求情報などを一元的に管理できます。また、顧客管理機能によって患者様のデータを可視化することで、クリニックの集客にも生かせます。
クリニック向けPOSレジを選ぶ際のポイント
最後に、クリニック向けPOSレジを選ぶ際のポイントを紹介します。どのようなポイントを押さえる必要があるのかを参考にしてみてください。
- 導入コストが予算に収まるか
- 操作性が優れているか
- 外部システムとの連携に対応しているか
- 現金の取り扱い有無について
- サポート体制が充実しているか
- サイズが設置スペースに適しているか
導入コストが予算に収まるか
1つ目のポイントは、導入コストが予算内に収まっているかです。デメリット・注意点でも解説した通り、POSレジ導入には初期費用・ランニングコストが発生します。
機能によっては高額なPOSレジも展開されているので、予算内で購入できるかを十分に検討しなければなりません。また、事前にコストシミュレーションを実施し、年間を通してどれくらいのコストが発生するのかも計算しましょう。
操作性が優れているか
次に、POSレジの操作性が優れているかどうかです。従来のレジからPOSレジに切り替えるにあたって、スタッフが操作に慣れるまで時間を要する可能性があります。
POSレジ導入時に教育機会を設けていても、導入当初は人為的なミスが発生することが予想されます。そこでPOSレジを選ぶ際には、機械操作が苦手なスタッフでも使いこなせるように、直感的な操作が可能なモデルであれば安心できます。
外部システムとの連携に対応しているか
外部システムとの連携に対応しているかどうかも、POSレジを選ぶ際に重要なポイントとなります。電子カルテやレセコンなどの外部システムに連携していることで、業務効率向上にもつながります。
また、会計システムや顧客関係管理（CRM）との連携が可能であれば、POSレジを中心とした管理が実現できます。将来的に導入する予定がある外部システムとの連携も確認した上で、POSレジを導入しましょう。
現金の取り扱い有無について
クリニックでもキャッシュレス決済が導入される中で、現金での取り扱いに対応しているかどうかも確認する必要があります。特に高齢者が多いクリニックでは、キャッシュレスサービスを普段利用していない患者様も多いことが予想されるため、現金払いにも対応したモデルを選定しましょう。
サポート体制が充実しているか
POSレジを安全に使うために、サポート体制もチェックしましょう。具体的には、POSレジ導入時の教育機会、故障やトラブル時の対応、保守・メンテナンス、対応可能時間など、幅広くサポートしているかが重要です。
また、クリニック営業中にトラブルが発生した場合、担当者が迅速に対応してくれるかどうかも事前に確認しておくと安心できます。
サイズが設置スペースに適しているか
POSレジを導入するにあたって、レジのサイズが設置スペースに適しているかも確認しなければなりません。POSレジには、据え置き型やタブレット型などさまざまなタイプがある中で、受付エリアに収まるモデルを選定する必要があります。
特に、受付エリアのスペースが狭いクリニックでは、業務に支障が出ないように配慮することも重要です。あらかじめどこに設置するのかを確認し、サイズ的に問題がないのかを検証しましょう。
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まとめ
クリニックにPOSレジを導入するメリットや、おすすめの機能について解説しました。初期導入費用やランニングコストが発生しますが、POSレジを導入することで業務効率の改善や患者様の満足度向上に貢献します。
また、POSレジの効果を最大限生かすためにも、選ぶ際のポイントを把握することが大切です。本記事で解説した内容を参考にしながら、どのようなPOSレジを導入するか検討してみてください。
