カフェやレストランなどの飲食店で、ホールスタッフがハンディ端末やタブレットを操作してオーダーを取る光景は、今や見慣れたものになってきています。昔ながらの紙の伝票ではなく、端末でオーダーを管理する仕組みは「オーダーエントリーシステム」と呼ばれ、飲食店運営の効率化には欠かせないものです。
本記事では、オーダーエントリーシステムの機能や種類、メリット・デメリットなどについて詳しく解説します。
オーダーエントリーシステムとは？
オーダーエントリーシステムとは、注文の受付や厨房への共有をデジタル化して、キッチンスタッフに伝達する仕組みのことです。テーブルでハンディ端末やタブレットに入力された情報はオンタイムでキッチンに共有されるので、わざわざキッチンに伝えに行く必要がありません。
さらに、端末で集められたオーダー情報は自動で転送され、会計・経理システムと連携することも可能です。このオーダーエントリーシステムの導入により、売上情報や在庫の管理は劇的に効率化します。
オーダーエントリーシステムの仕組み
オーダーエントリーシステムとは、これまでホールスタッフが注文を記入した伝票をキッチンに届けていたものを、デジタルツールで代用したものです。
・注文
ホールスタッフがハンディターミナルに注文情報を入力します
・共有
無線システムを通じてキッチンに情報が共有されます。キッチンに設置したプリンタで自動印刷する、あるいはモニターディスプレイに表示するなどの共有方法があります。
・調理
キッチンスタッフは、受け取った注文情報通りにメニューを調理します。
・会計
注文内容はさらにレジに送られ、会計までスムーズに行うことができます。
このように、注文の受付から調理、提供、会計までのプロセスをデジタル化し、一元管理するのがオーダーエントリーシステムの仕組みです。
手書き伝票との違い
手書きの伝票で注文を取る場合は、記入ミスと伝達ミスの両方に気を配らなくてはなりません。
注文内容を口頭で聞いて伝票に書き込むという作業は、慣れるまでは意外と負荷がかかり、注文のスピードに書く手が追い付かないということもあります。また、注文を取った後に別のお客様から声をかけられたり、できあがった料理を運んだりしているうちに、キッチンに注文を伝えるのを忘れてしまうというミスも起こりがちです。
一方、オーダーエントリーシステムであれば、端末画面をタップするだけで入力が完了するため、記入ミスは皆無。入力と同時にキッチンに注文情報が共有され、伝達漏れも一切ありません。
居酒屋やファミレスなど飲食店で幅広く活用
オーダーエントリーシステムは、さまざまな業態の飲食店で採用されており、今後もさらなる導入拡大が見込まれています。
特にファミリーレストランや居酒屋といった飲食店では、細かい追加注文が入りやすく、オーダー確認作業に大変手間がかかります。そこでオーダーエントリーシステムを導入することにより、店舗オペレーションが著しく向上するというメリットがあるのです。
また、注文時や会計時のミスの大幅に減らすことができ、使い慣れれば操作も簡単。アルバイトスタッフが多い飲食店でも、教育にかける時間を削減できます。
最近ではタブレット端末をテーブルに常設させ、お客様にセルフオーダーを行ってもらう方法も一般的になっています。注文以外にも、ゲームや動画視聴といった遊び系の機能を追加したことにより、小さい子供連れの客層が増えたという事例もあります。
オーダーエントリーシステムの種類
オーダーエントリーシステムの種類には、下記の3つが挙げられます。
- ハンディターミナル型
- スマートフォン型
- タブレット型
ハンディターミナル型
専用のハンディターミナル機器をホールスタッフが操作する形式のオーダーエントリーシステムです。スマートフォンよりも一回り大きい、箱型の端末が一般的です。主にファミリーレストランや居酒屋チェーンなどの多くの飲食店などで利用されています。
操作方法はシンプルで、ホールスタッフがテーブルで注文を入力し送信すると、即座にキッチンへデータが転送され、同時にレジ上の伝票が更新されます。オーダーエントリーシステム専用機器として開発された機器のため使い勝手が良く、トラブル時のサポートも充実しています。
スマートフォン型
iPhoneなどのスマートフォンに、専用のアプリケーションをインストールして利用するタイプのオーダーエントリーシステムです。操作方法はハンディターミナル型とほぼ同じですが、使用する端末が専用機器ではなく、日頃から使い慣れたスマートフォンであるため、より操作が覚えやすいという利点があります。
また、注文を取る以外にも、空席状況や在庫の有無を確認できる機能も搭載したサービスも見られ、利便性の面でも優れています。また、アプリをインストールするだけで導入できるため、ハンディターミナル型より初期コストがかかりません。
タブレット型
タブレット型は、テーブルに常設して利用されることもあるシステムです。居酒屋や回転寿司店などで採用されることが多く、各テーブルに設置してある端末を操作し、お客様自らがオーダーします。
また、気軽に何度でも繰り返し注文することが可能なため、アルコール類などを追加注文することが多い店舗に向いているシステムといえます。
オーダーエントリーシステムのメリット
店舗オペレーションの効率化やミスの防止に役立つオーダーエントリーシステム。導入によるメリットをあらためて確認していきましょう。
- オーダーミス・漏れの防止
- ホール業務・キッチン業務の効率化
- サービス品質の向上
- POSシステムとの連携
オーダーミス・漏れの防止
手書きの伝票では、忙しい時ほど記入漏れや聞き間違いによるオーダーミスが発生します。伝票は正確に書けていても、そのまま他の作業に移ってしまい、キッチンに伝えるのを忘れてしまうという伝達ミスも起こりがちです。また、忙しい時間帯になるとキッチン内に伝票が入り乱れ、調理の順番が分からなくなる、あるいは伝票自体を紛失するなどの致命的なミスも起こりかねません。
オーダーエントリーシステムの活用でこうした人的ミスを排除できるため、コストカットにつながるほか、クレーム対応のストレスも軽減できます。
ホール業務・キッチン業務の効率化
オーダーエントリーシステムにより、ホール・キッチンのいずれのスタッフの作業負荷を軽減でき、業務は飛躍的に効率化します。
手書き伝票の場合では、オーダーが発生するたびにスタッフはホールとキッチンを行き来しなくてはならず、多くの人手を要します。キッチンでも、伝票を順番に整理する、紛失しないように注意を払うなどの負荷がかかり、なかなか調理作業に専念できません。
一方、オーダーエントリーシステムがあればホールスタッフも少人数で済むようになるため、人的コストの削減にも役立ちます。
サービス品質の向上
オーダーエントリーシステムによりスタッフの業務が効率化されることで、全体的なサービス品質も向上します。
オーダー作業がテーブルで完結するため、スタッフはホールに常駐できるようになり、カトラリーの交換や店内清掃などにこれまで以上に気を配れます。また、オーダー漏れもなくなりキッチン業務が整理されるため、注文から料理が運ばれてくるまでのリードタイムも短くなるでしょう。
会計時にも、伝票内容を一件一件レジで手打ちしていたものが自動会計となり、混雑時でもお客様をお待たせしません。
このように、入店から注文、会計までの一連の流れがスムーズになることで、全体的な回転率が向上。ランチタイムなどのピーク時の行列も解消できます。
POSシステムとの連携
オーダーエントリーシステムを導入して、POSレジの管理・分析システムとデータを連動させることで、売上管理や売れ筋商品のデータ化および分析、客単価計算などが容易に。大幅に業務効率化が図れます。
なお、POSレジのPOSとは「Point of Sale」を略したもので、バーコードをスキャンした時点（＝売り上げが成立した時点）で情報管理がなされ、会計処理をリアルタイムで行えるようになります。
POSレジとの連携で会計データ管理が自動化されるので、閉店後のレジ閉め作業も簡略化。スタッフの労働時間短縮にも貢献します。
オーダーエントリーシステムのデメリット
メリットの一方で、オーダーエントリーシステムの導入にあたっては課題も考えられます。
- 初期費用・運用コストがかかる
- デバイス故障時の復旧に時間がかかる
初期費用・運用コストがかかる
何か新しいシステムを導入する際には、当然ながらコストがかかります。オーダーエントリーシステムの利用には、初期導入費のほかに月ごとのランニングコストが発生することが一般的です。長期的な視点でコストを見積もっておく必要があります。
しかしこれらのコストは、業務が効率化され無駄な出費がなくなれば、いずれは相殺されるものです。「お金がかかるから」といつまでも導入をためらっていると、ミスやエラーによってかえって無駄なコストが発生してしまうこともあります。
デバイス故障時の復旧に時間がかかる
オーダーエントリーシステムは、従来のアナログ管理をすべてデジタルで補完する仕組みのため、停電などでネットワークが使用できないと、システムが作動しなくなってしまいます。また、デバイスが故障した場合、その間は一時的に伝票での対応に切り替えざるを得ません。
非常時の対処法についても前もって決めておき、いざという時にパニックを起こさないよう注意しましょう。
POS+は「現場を止めない」オーダーエントリーシステムを採用
飲食店に特化したPOSレジシステム「POS+ food」は、オーダーエントリーシステムをはじめとするさまざまな機能を搭載し、飲食店経営を強力にバックアップします。
カフェなどの独立型飲食店から大規模レストランチェーンまで、あらゆる業態をカバーでき、スタッフのシフト、原価、売上等のデータを一元管理することが可能に。スタッフの作業負荷を軽減したうえで、さらに人的ミスやコストの無駄を省く、効率のよい飲食店経営が実現します。
なお、POS+ foodはモットーである『現場を止めない』の通り、停電等でネットワークが切断されても、システムが利用できるよう構造化されています。急なトラブルでも現場のスタッフが安心して働けるよう、最大限のサポートを行うPOS+ foodの導入をぜひご検討ください。
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